Social media policy - czyli nie takie reguły straszne, jak je malują

[#1]

Powiedzmy to sobie szczerze…nazwa Social Media Policy brzmi strasznie. Jeśli dodamy do tego fakt, że najczęściej występuje w formie dokumentu ze sztywno określonymi regułami do podpisu, przestaje nas to dziwić. Dlaczego jednak na zachodzie nikt nie ma problemu z SMP? Wszystko zależy od formy komunikacji Social Media Policy pracownikom. W tym artykule postaram się Wam odczarować ten dokument i sprawić, że pomyślicie o nim jak o swoim sprzymierzeńcu, a nie wrogu. 😉

Co to właściwie jest?

Social Media Policy to spisany zbiór różnych regulacji – najczęściej przyjmujący postać regulaminów, kodeksów dobrych praktyk lub poradników – potrzebnych do prowadzenia komunikacji w internecie. Dokument ten określa standardy, jakimi powinny kierować się wszystkie osoby związane z otoczeniem firmy (najczęściej pracownicy) w komunikacji elektronicznej dotyczącej danego przedsiębiorstwa. Niestety w wielu organizacjach Social Media Policy wygląda jak formalny zbiór zakazów i nakazów. Trudno się zatem dziwić, że spotyka się najczęściej z oporem pracowników, którzy nie lubią, gdy ktoś ingeruje w ich aktywność w mediach społecznościowych.

Pracodawco, rób to dobrze!

Jak zatem właściwie skonstruować Social Media Policy? Pozwól, że przedstawię Ci tutaj praktyczną checklistę:

1. Wyjdź od pytania co chcesz osiągnąć za pośrednictwem tego dokumentu

Innymi słowy zastanów się, czy chodzi Ci tylko i wyłącznie o ochronę przedsiębiorstwa przed negatywnymi treściami pochodzącymi od pracowników. A może chcesz, by pracownicy stali się naturalnymi ambasadorami Twojej marki? Osobiście polecam Ci tę drugą ścieżkę. Jeśli zdecydujesz się na jej wybór, nie zapomnij by pomóc pracownikom w budowie i komunikowaniu ich profesjonalnych marek osobistych.

2. Wybierz formę komunikowania SMP

Odradzam Ci sztywny regulamin. Postaw raczej na poradnik! Opowiedz w nim o mediach społecznościowych, w których aktywne jest Twoje przedsiębiorstwo. Następnie podpowiedz, jak w tych samych kanałach pracownicy mogą wzmocnić swój personal branding. Na końcu wspomnij o tym, że byłoby miło, gdyby czasem udzielali się pod postami firmowymi. Dzięki temu nie będą musieli zawsze szukać pomysłu na autorski content, a Ty zyskasz większe zasięgi w social mediach.

3. Nie zapomnij o słowach „zakazanych”

W niektórych branżach nie powinno się używać konkretnych słów. Na przykład w banku nie jest w dobrym tonie słowo: „kredycik” zamiast „kredyt”. Jeśli i w Twojej branży jest podobnie – warto w SMP doprecyzować jakich wyrażeń warto unikać w kontekście komunikacji w mediach społecznościowych, będąc pracownikiem Twojej firmy.

4.Tematy tabu

W dokumencie Social Media Policy trzeba również określić, jakich tematów w mediach społecznościowych nie powinno się poruszać w kontekście firmowej komunikacji. Jest to bardzo ważne, ponieważ w historii zdarzały się już przypadki, gdy rasistowska lub seksistowska komunikacja pracowników w internecie, rzutowała na wizerunek całego przedsiębiorstwa. Warto przy tym nakreślić pracownikom, do którego działu w firmie mogą zgłosić sytuację naruszenia tej części SMP. To także w ich interesie, ponieważ nikt nie chce pracować w organizacji z kiepską reputacją. 

Nie wiesz jak zacząć konstruowanie Social Media Policy?

Zerknij na poniższe przykłady ING Banku Śląskiego (Rys. 1), Dell’a (Rys.2) oraz Air Force (Rys. 3), które udowadniają, że dobry dokument SMP nie musi być wcale długi.

Rys. 1 ING zachęca swoich pracowników do transparentności – także w kontekście miejsca pracy

Rys 2. Dell w swoim dokumencie SMP zwraca uwagę na ochronę informacji, które nie powinny wydostać się na zewnątrz firmy

Rys. 3 Air Force zachęca swoich pracowników do opowiadania indywidualnych, pozytywnych historii w mediach społecznościowych

Pamiętaj przy tym, że gotowe SMP – najlepiej w postaci poradnika lub kodeksu dobrych praktyk - warto przedstawić nowym pracownikom już na etapie onboardingu. Natomiast wszystkim obecnym zaprezentować za pośrednictwem wewnętrznego komunikatora, poprzedzając to wcześniej spotkaniami z przedstawicielami poszczególnych działów, podczas których szczegółowo omówi się intencje wprowadzenia Social Media Policy oraz rozwieje wszelkie wątpliwości wszystkich zainteresowanych

Czy będąc pracownikiem powinienem się bać SMP?

Oczywiście, że nie! Co prawda Social Media Policy częściowo przenosi na Ciebie odpowiedzialność za wizerunek firmy w internecie, lecz w gruncie rzeczy ułatwia Ci życie. Dzięki temu dokumentowi poznajesz dobre praktyki z zakresu komunikacji w mediach społecznościowych. Dowiadujesz się też w jaki sposób swoimi działaniami wspierać markę firmową. To wbrew pozorom bardzo ważne, ponieważ jej efektywna promocja w sieci przekłada się bezpośrednio na nowych klientów i Twoje wynagrodzenie. Warto więc aktywnie wziąć udział w procesie ich zdobywania, zwłaszcza że przy okazji masz szansę wzmacniać również swoją markę osobistą. A tych kilka zakazów dotyczących tematów tabu? One też w gruncie rzeczy są dla Ciebie korzystne. Powstrzymają Cię bowiem przed wzięciem udziału w dyskusjach, których później możesz żałować, ponieważ mogłyby negatywnie rzutować na Twój personal branding.

Tworzyć SMP czy nie tworzyć? Oto jest pytanie

Na które odpowiedź może brzmieć tylko i wyłącznie: TAK. Dobrze skonstruowany dokument Social Media Policy jest korzystny dla wszystkich stron: pracodawcy i pracownika. Dzięki niemu w firmie panują jasne zasady dotyczące komunikacji, a nierzadko pozytywnym efektem ubocznym wprowadzenia regulacji w tym zakresie, jest zwiększenie aktywności pracowników  w mediach społecznościowych i ukształtowanie spośród nich naturalnych ambasadorów marki. 😉

Artykuł powstał przy współpracy z Dagmarą Pakulską na potrzeby serii "Lwy Biznesu".