Rozwiązania w księgowości, które ułatwiają życie przedsiębiorcom i księgowym

[#1]

Wystawianie i opłacanie faktur (oraz ich zbieranie, katalogowanie i analiza), ewidencja przychodów, sprzedaży i zakupów, odprowadzanie zaliczek na podatek dochodowy, składanie deklaracji VAT i rozliczanie z właściwym urzędem skarbowym, opłacanie składek ZUS… Na szczęście cyfrowa rewolucja nie ominęła także księgowości! Poznajcie nowoczesne rozwiązania, które ułatwiają życie tak przedsiębiorcom, jak i księgowym. A wszystko z pożytkiem dla Waszego biznesu! Bo warto poświęcić czas na przecieranie szlaków w biznesie, a księgowość ogarniać online.

Niezależnie od tego, jaką działalność gospodarczą prowadzimy, takich czy innych obowiązków i formalności po prostu nie da się uniknąć. A przecież każdy przedsiębiorca potrzebne na „papierologię” czas i energię – szczególnie w czasie pandemii - wolałby zainwestować inaczej: w rozwój własnej firmy, udoskonalanie produktów i usług, umacnianie relacji z klientami lub zwykły odpoczynek. Oczywiście sprawami księgowymi nie musimy, a często wręcz nie powinniśmy zajmować się samodzielnie. Standardem jest zlecanie takich usług zewnętrznym biurom rachunkowym, a w przypadku dużych firm także zatrudnianie księgowego/księgowej na etacie. Ale i to nie rozwiązuje wszystkich problemów. Powiedzmy sobie szczerze: osobiste dostarczanie księgowemu/ księgowej stosów papierowych dokumentów albo telefoniczny kontakt w celu uzyskania jakichś danych finansowych to niespecjalne udogodnienie i żadna przyjemność.

 Łatwiej robić swoje, gdy faktury masz ogarnięte z ING Office. Sprawdź

1. Digitalizacja, automatyzacja, dostęp i współpraca zdalna on-line

Chociaż prowadzenie księgowości przy użyciu komputera zostało uregulowane już w ustawie o rachunkowości z 1995 roku, dopiero od stosunkowo niedawna możemy korzystać z pełni możliwości, jakie dają systemy informatyczne. Przełomowe było m.in. upowszechnienie technologii OCR (Optical Character Recognition), czyli optycznego rozpoznawania znaków. OCR rozpoznaje tekst w pliku graficznym (zdjęciu lub skanie) i pozwala na automatyczne wprowadzanie danych do systemu księgowego.

Ręczne wystawianie faktur i ręczne ich wprowadzanie do systemu – przepisywanie znak po znaku do odpowiednich rubryk – należy już do przeszłości. Digitalizacja ogromnie przyspiesza i usprawnia obieg dokumentacji wewnątrz firmy, między działami i pracownikami, a także na linii firma-księgowy.

• Zgodnie z przepisami wystawionych bądź otrzymanych faktur elektronicznych nie trzeba drukować! W elektronicznej formie, po zeskanowaniu, można przechowywać również faktury papierowe. Podobnie jest w przypadku deklaracji VAT wraz z Urzędowym Poświadczeniem Odbioru (UPO). Drukowania wymagają jednak m.in ewidencje sprzedaży, przebiegu pojazdu przy zatrudnianiu pracowników czy dowody wewnętrzne.

Wystawianie elektronicznych faktur sprzedażowych i wprowadzanie faktur kosztowych nie wymaga wcale drogich i skomplikowanych programów. Najwięcej wygody i możliwości zapewnia usługa fakturowania zintegrowana z bankowością internetową i kontem firmowym. Wówczas w jednym miejscu można zarządzać finansami swojej firmy od strony prowadzonych rachunków i rozliczeń oraz faktur. Jak to wygląda w praktyce, zobaczmy na przykładzie aplikacji ING dla firm.

• Wszystkie faktury masz razem w jednym miejscu - bezpieczne i zawsze pod ręką, dostępne 24 godziny na dobę. Nie musisz się martwić, że jakiś dokument się zniszczy lub zagubi. Możesz też zapomnieć o gorączkowym żonglowaniu segregatorami w poszukiwaniu potrzebnej faktury - dzięki mechanizmowi filtrów i sortowania błyskawicznie znajdziesz to, czego szukasz.
• Wystawianie faktur jest proste i zajmuje tylko chwilę. Wystarczy podać numer NIP kontrahenta, a pozostałe dane zostaną automatycznie uzupełnione. Dane dodajesz do bazy, więc kolejne faktury dla tego samego kontrahenta przygotujesz jeszcze szybciej. Dokumenty mają przejrzystą, estetyczną i zgodną z przepisami formę; możesz też dodać do nich logo swojej marki. Bezpośrednio z poziomu aplikacji możesz wysłać mailem faktury do innych firm lub klientów indywidualnych. Jednym kliknięciem sprawdzasz też, czy rachunek odbiorcy jest na tzw. białej liście i czy jest on czynnym płatnikiem VAT.
• Żeby wprowadzić fakturę do systemu, wystarczy, że zrobisz jej zdjęcie, skan lub dodasz PDF. Aplikacja sama zaczyta dane (numer konta, kwotę, termin płatności i inne potrzebne do zaksięgowania i opłacenia faktury), bez ręcznego przepisywania czegokolwiek. Fakturę możesz zarchiwizować w aplikacji, a jeśli masz konto w ING, od razu opłacić.
• Widzisz, które faktury czekają na zapłatę od kontrahenta, które sam masz opłacić i które już są opłacone. Nie musisz pamiętać o terminach płatności, bo aplikacja sama Ci o nich przypomni; tak samo z terminami płatności podatków i ZUS.
• Możesz ustawić faktury cykliczne i aplikacja sama wyśle je do odbiorcy we właściwym czasie.
• Na koniec to, co w kontekście tego artykułu jest może najważniejsze:

Pojedyncze faktury lub faktury z całego miesiąca możesz udostępnić w aplikacji księgowej lub szybko wysłać je mailem, w takim formacie, jaki będzie dla księgowej najwygodniejszy i zgodny z używanym w danym biurze rachunkowym programem. Zamiast osobiście przewozić lub wysyłać papiery kurierem, zyskujesz czas na to, co w Twoim biznesie jest dla Ciebie naprawdę ważne. A czytelne zestawienie wszystkich dokumentów kosztowych znacząco ułatwi księgowej sprawne ich rozliczenie.

2. „Smartyzacja” – księgowość w wydaniu mobilnym

Możliwość prowadzenia spraw księgowych z poziomu smartfona jest szczególnie cenna w dobie powszechnej pracy zdalnej, ale nie tylko. Nowoczesny biznes coraz częściej nie jest na stałe powiązany z jednym, konkretnym miejscem – fizycznym biurem, a nawet miastem. Żeby Twoja firma naprawdę była zawsze tam, gdzie Ty, nawet mobilny dostęp do zeskanowanych dokumentów i innych danych może się już okazać niewystarczający. Do pełnej niezależności potrzebne jest też fakturowanie, z opcją natychmiastowego przesłania dokumentów do kontrahenta lub księgowego. W dowolnym miejscu i o dowolnej porze, zawsze, kiedy nadarzy się ku temu okazja, nawet bez dostępu do służbowego lub jakiekolwiek innego komputera.

W mobilną erę księgowości w pełni wprowadza np. udostępniona niedawno dla użytkowników smartfonów z systemem Android i IOS aplikacja ING Office.

3. Sztuczna inteligencja (AI), Biga Data, uczenie maszynowe i chat boty

Stereotypowy wizerunek księgowego lub księgowej jako sztywnej i nudnej osoby w średnim wieku, nie wyściubiającej nosa z ksiąg rachunkowych i arkuszy kalkulacyjnych jest jednocześnie i krzywdzący i nieaktualny. Czasochłonne, żmudne i powtarzalne czynności związane z księgowością coraz częściej przejmują technologie oparte na sztucznej inteligencji. Dzięki temu księgowi mogą lepiej skupić się na innych, bardziej wymagających aspektach swojej pracy – doradztwie biznesowym, ze szczególnym uwzględnieniem optymalizacji wydatków czy wyboru formy opodatkowania.

4. Cyberbezpieczeństwo

Ataki hakerskie i kradzież danych są obecnie dla firm (również małych i średnich przedsiębiorstw) przynajmniej tak samo niebezpieczne, jak „tradycyjny” rabunek fizycznego mienia. Dlatego przy wyborze biura rachunkowego i oprogramowania zwróćmy uwagę, czy kwestia stałej aktualizacji zabezpieczeń jest tam traktowana odpowiednio starannie.

5. A może w ogóle nie potrzebujesz księgowej?

Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą w oparciu o księgowość uproszczoną, prawdopodobnie w którymś momencie rozważysz samodzielne prowadzenie księgowości.

Może się to wydawać skomplikowane, a ponadto pracochłonne i obarczające przedsiębiorcę dodatkowym ryzykiem. Z drugiej jednak strony jest rozwiązaniem zdecydowanie tańszym i zwiększającym świadomość własnej firmy, co może prowadzić do podejmowania lepszych decyzji biznesowych. Decyzja nie jest więc łatwa, a dużo będzie tu zależało od postawienia na odpowiednio intuicyjną i funkcjonalną aplikację.