Re.: Jak poprawić płynność finansową w firmie?
Mikrofirmy stanowią aż 96% polskich przedsiębiorstw i generują prawie połowę miejsc pracy. Są siłą napędową gospodarki, ale są również najbardziej narażone na ryzyko upadłości. Dlaczego?
Wśród kilku najpoważniejszych powodów, które mogą doprowadzić firmę do upadłości, podstawowa przyczyna jest od wielu lat taka sama. To brak płynności finansowej!
Chcesz wiedzieć, co możesz zrobić już dziś, aby zachować płynność finansową w swoim biznesie i mieć ją pod kontrolą? Jeśli tak, to bardzo dobrze trafiłeś 
W tym wpisie podzielę się z Tobą swoją praktyczną wiedzą i doświadczeniem. Jeżeli tylko zdecydujesz się zastosować jedno lub kilka opisywanych rozwiązań w swojej firmie, to dość szybko zaobserwujesz pozytywne zmiany.
Sam również jestem przedsiębiorcą. Jako konsultant biznesowy na co dzień współpracuję z przedsiębiorcami i znam realia prowadzenia biznesu z obydwu stron.
Z tego artykułu dowiesz się:
- Co to w ogóle jest płynność finansowa?
- Jakie konsekwencje pociąga za sobą jej brak?
- Co możesz zrobić, aby nie dopuścić do utraty płynności?
- Z jakich rozwiązań skorzystać, aby poprawić płynność finansową swojej firmy?
Co to w ogóle jest płynność finansowa?
Najprościej rzecz ujmując, jest to zdolność firmy do terminowego regulowania zobowiązań. Płynność finansową posiadasz więc wtedy, gdy jesteś w stanie na czas płacić kontrahentom, pracownikom czy obsługiwać raty zaciągniętych kredytów.
Można powiedzieć, że z punktu widzenia możliwości prowadzenia działalności, płynność finansowa jest w zasadzie ważniejsza niż zysk. Wykazywanie dochodów tylko “na papierze” zdecydowanie nie wystarcza.
Wielokrotnie miałem do czynienia z firmami, które w dokumentach finansowych wykazywały stratę, a kontynuowały działalność. Nie spotkałem jednak żadnej, która funkcjonowałaby przez dłuższy czas nie regulując swoich zobowiązań.
Gotówka jest dla przedsiębiorców jak tlen. Pomaga im oddychać, czyli realizować bieżące działania i finansować dalszy rozwój firmy. Może to być dość oczywiste do momentu, kiedy zaczyna jej brakować.
W sytuacji, kiedy w biznesie dobrze się dzieje i generuje on spore nadwyżki finansowe, możemy również dojść do sytuacji „nadpłynności finansowej”. W procesie zarządzania gotówką w firmie znajduje się ona “po przeciwnej stronie skali” w stosunku do braku płynności finansowej.
Sytuacja nadpłynności wbrew pozorom, również nie jest korzystna. Oznacza bowiem, że firma nie inwestuje wypracowanych nadwyżek w dalszy rozwój, zatem nie odnosi korzyści z inwestycji. Jednym słowem jej kapitał nie pracuje.
Idealną sytuacją jest zarządzanie środkami finansowymi w firmie, tak aby mieć zapewnioną “poduszkę finansową” na kilka miesięcy działania, a pozostałe środki inwestować i czerpać z tego zyski.
Na sytuację czasowego braku płynności finansowej w firmie (kilka dni, tygodni, a nawet miesięcy), warto się odpowiednio zabezpieczyć i zadziałać prewencyjnie, zanim sytuacja wymknie się spod kontroli. Warto również znać i korzystać z dostępnych produktów i usług finansowych, które pomagają utrzymać płynność.
Sformułowanie “czasowy brak płynności” jest kluczowe. Jeżeli bowiem mamy do czynienia z ciągłym brakiem przychodów, to powód takiego stanu rzeczy może być zupełnie inny. Jest nim najczęściej stosowanie nieodpowiedniego modelu biznesowego.
W takiej sytuacji trzeba przede wszystkim przemodelować sposób funkcjonowania firmy i wprowadzić szybkie i zdecydowane zmiany, ponieważ mówiąc kolokwialnie “biznes się nie spina”.
Jakie konsekwencje pociąga za sobą utrata płynności finansowej?
Bardzo dotkliwym skutkiem utraty płynności finansowej jest przede wszystkim ograniczenie możliwości rozwoju firmy. Możesz równocześnie mieć mniejszą swobodę w podejmowaniu różnego rodzaju decyzji. Gdy nie jesteś w stanie regulować na bieżąco zobowiązań, stajesz się również niewiarygodny dla swoich partnerów biznesowych.
Utrata płynności oznacza pogorszenie pozycji rynkowej firmy. W takiej sytuacji twoi dostawcy mogą odmawiać dostarczania towarów albo wymagać natychmiastowej zapłaty w gotówce. Może się to wiązać ze zmniejszeniem zaufania klientów i przekładać się na spadek sprzedaży.
Tracąc płynność, zaczniesz więc tracić część przychodów. Wpływa to na ocenę zdolności kredytowej w bankach i możliwość zaciągnięcia kredytu, a także korzystanie z innych usług finansowych, takich jak leasing czy faktoring.
Jednym słowem, warto zrobić wszystko, aby nie doprowadzić do sytuacji braku płynności finansowej.
Zanim jednak przejdziemy dalej, chciałbym zwrócić Twoją uwagę na dwa konteksty, w których będziemy się za chwilę poruszali.
Po pierwsze - prewencja. Co zrobić, aby ograniczyć ryzyko powstawania zatorów płatniczych? W jaki sposób zorganizować swój biznes, tak aby mieć odpowiednią kontrolę nad obiegiem gotówki?
Po drugie - reakcja. Na tym etapie, posuniemy się o krok dalej. W tym celu sięgniemy po różnego rodzaju produkty i usługi finansowe, aby biznes działał dalej bez zakłóceń.
Co możesz zrobić, aby nie dopuścić do utraty płynności w swojej firmie?
Dobre przygotowanie i działania prewencyjne są bardzo ważne w wielu aspektach naszego życia. Tym bardziej w biznesie. W przypadku zarządzania płynnością finansową w firmie warto trzymać się poniższych zasad.
1. Planuj wydatki z wyprzedzeniem
„Aby nie zastanawiać się, gdzie w ciągu roku rozeszły się nasze pieniądze, powiedzmy im po prostu, dokąd mają pójść.” To powiedzenie jest może lekko żartobliwe, ale oddaje sedno sprawy.
Dobrym rozwiązaniem jest przygotowanie sobie prostej tabeli i wpisanie tam wszystkich planowanych wydatków. Można również pójść o krok dalej i stworzyć sobie budżet firmowy, ale wspomniana tabela na początek zupełnie wystarczy.
2. Trzymaj koszty pod kontrolą
Nie ulegaj pokusie wydawania większych sum pieniędzy po zrealizowaniu jednego czy dwóch większych zleceń. Pilnuj kosztów prowadzenia swojego biznesu i co jakiś czas (co miesiąc lub co kwartał) przeglądaj, na co i ile wydałeś. Może w kolejnych miesiącach dałoby się obniżyć jakieś koszty?
3. Zbuduj poduszkę finansową
Część nadwyżek generowanych przez firmę umieść na zwykłych lokatach bankowych. Niech to będą środki na różnego rodzaju nieprzewidziane zdarzenia, które w razie potrzeby pokryją koszty prowadzenia twojego biznesu przez okres 3-6 miesięcy.
4. Pilnuj spływu należności
Wystawiona faktura to jedno, ale otrzymana płatność co drugie. Pilnuj na bieżąco czy twoi kontrahenci opłacają faktury w terminie. Oczywiście w zależności od skali biznesu, jaki prowadzisz, nie musisz tego wykonywać osobiście. Pamiętaj jednak, że to właśnie nieopłacone faktury powodują zatory płatnicze i mogą doprowadzić do braku płynności.
5. Rozważ wprowadzenie płatności etapowych
Przeanalizuj możliwość rozbicia kwoty większej płatności na kilka mniejszych. Po pierwsze, twój kontrahent szybciej zapłaci kilka mniejszych kwot niż jedną większą. Po drugie, minimalizujesz ryzyko braku otrzymania całej zapłaty. W przypadku wystawienia faktury zaliczkowej masz też “silniejszą” pozycję negocjacyjną w przypadku ewentualnej windykacji należności. Będzie to oczywiście zależało od branży, w której działasz, ale warto wprowadzić tego typu rozwiązanie.
6. Szacuj ryzyko współpracy z kontrahentem
Duże zlecenie lub duża transakcja to również duże ryzyko. To jak dwie strony monety - orzeł i reszka. Istnieje oczywiście możliwość zarobienia na realizacji dużego zlecenia równie dużej sumy, jednak trzeba pamiętać, że wiąże się to z tzw. “ryzykiem kontrahenta”.
Co się stanie, jeżeli po wykonaniu takiego zlecenia nie otrzymasz płatności? Z pewnością zainwestowałeś swoje pieniądze, żeby je wykonać, a to dodatkowo ma negatywny wpływ na twoją sytuację finansową.
Często lepszym rozwiązaniem jest realizacja kilku mniejszych zleceń zamiast jednego dużego. Dzięki temu minimalizujesz wspomniane ryzyko współpracy z jednym kontrahentem. W większości przypadków masz również możliwość sprawdzić kondycję finansową swojego przyszłego partnera biznesowego. O tym, w jaki sposób można to zrobić, nie będę teraz pisał, bo to temat na inny, obszerny artykuł.
7. Przyjmuj płatność z góry
To moja ulubiona metoda na zarządzanie płynnością finansową. Zdaję sobie sprawę, że nie w każdej firmie i nie w każdym modelu biznesowym można ją zastosować, ale “gra jest naprawdę warta świeczki”. Szczególnie w branży usługowej. Powód jest oczywisty. Eliminujesz do zera ryzyko braku płatności ze strony kontrahenta. Poniższy przykład ilustruje, w jaki sposób działa ten mechanizm.
Konsultant oferuje przedsiębiorcom między innymi usługę konsultacji biznesowych. Zanim dojdzie do rozmowy, wystawia fakturę proforma na wskazane przez klienta dane, a następnie otrzymuje wpłatę na swoje konto. W dniu otrzymania wpłaty wystawia fakturę za sprzedaż konsultacji, a następnie ustala termin i formę (telefon, Skype) konsultacji.
Z jakich produktów i usług, możesz skorzystać, aby poprawić płynność finansową?
Przyjrzyjmy się teraz kilku narzędziom i usługom finansowym, które pomagają udrożnić przepływy finansowe w firmie. Osobiście jestem zdania, że warto do nich sięgać dopiero wtedy, gdy zadbamy o podstawy i wprowadzimy co najmniej jedno lub kilka działań opisywanych powyżej. W przeciwnym wypadku będziemy ponosili dodatkowe koszty, a przyczyny braku płynności pozostaną.
Kredyt w rachunku bieżącym dla firm
To najpopularniejsze rozwiązanie, z którego możesz skorzystać. Kredyt w rachunku bieżącym to pewnego rodzaju “bezpiecznik finansowy” dla firmy. Jeżeli kontrahent nie zapłacił w terminie, a ty musisz uregulować swoje zobowiązania nie mając pieniędzy na koncie, to korzystasz przez jakiś czas z pieniędzy banku.
Stały dostęp do pieniędzy dzięki limitowi kredytowemu na rachunku firmowym. Sprawdź
Zadłużysz się wtedy na określoną sumę, a w momencie, kiedy otrzymasz przelew od partnera biznesowego, kwota, która wpłynęła, spłaca zadłużenie. Zanim skorzystasz, zapoznaj się ze szczegółami oferty twojego banku, opłatami etc.
Leasing
W ramach leasingu korzystasz z wybranej rzeczy (środka trwałego), ale nie musisz być jego właścicielem i zapłacić za niego 100% ceny. Po prostu wynajmujesz auto, komputer, oprogramowanie czy ekspres do kawy od firmy leasingowej i płacisz z tego tytułu comiesięczny czynsz najmu. Tak jak np. czynsz za wynajem biura.
Korzystanie z leasingu powoduje, że zostaje ci więcej pieniędzy w kasie firmy, a dodatkowo każda miesięczna rata to koszt uzyskania przychodu, który obniża podstawę opodatkowania. Dodatkowo z tego rodzaju rozwiązania możesz już dzisiaj korzystać w pełni online, co pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu.
Sprawdź leasing dla firm w ING Lease
Jeżeli jednak niedawno kupiłeś np. auto do firmy, a teraz potrzebujesz gotówki, to nic straconego. Możesz odzyskać pieniądze, które wydałeś, korzystając z tzw. “leasingu zwrotnego” - czyli sprzedać auto firmie leasingowej, a następnie je wynajmować i spłacać comiesięczne raty. Taka operacja spowoduje, że otrzymasz dodatkowy, szybki zastrzyk finansowy.
Faktoring
Faktoring to kolejny produkt, który pozwala na poprawę płynności firmy. To doskonała alternatywa dla kredytów bankowych. Dlaczego?
Jest to produkt finansowy, który zamienia niezapłacone faktury w “żywą” gotówkę.
Dzięki temu, że przekażesz nieopłacone faktury do firmy faktoringowej nie musisz czekać na swoje pieniądze 30, 60 lub jeszcze więcej dni. Otrzymasz je od Faktora praktycznie od ręki. Płacisz za to oczywiście prowizję, ale masz już gotówkę i możesz regulować własne zobowiązania.
Szybka gotówka za wystawione faktury bez czekania na przelew od kontrahenta. Sprawdź
Zyskujesz płynność finansową, dzięki której możesz dalej rozwijać swoją firmę. Masz też gwarancję bezpieczeństwa, że w razie problemów z brakiem gotówki na bieżące działania, zawsze możesz sfinansować fakturę i szybko uzyskać dostęp do zamrożonych pieniędzy.
Podsumowanie
Wyżej opisane sposoby na poprawę płynności finansowej w firmie nie wyczerpują tematu. Masz jeszcze kilka innych możliwości takich np. pożyczka od właściciela czy podniesienie kapitałów własnych w przypadku spółki. To jest już jednak temat na osobny artykuł.
Na tym etapie wiesz już jednak całkiem sporo o utrzymywaniu płynności finansowej w firmie. Wiesz jakie to jest ważne. Dowiedziałeś się również, co możesz zrobić, aby nie dopuścić do utraty płynności. Poznałeś też jakie produkty i usługi finansowe, które mogą Ci pomóc taką płynność odzyskać. To bardzo ważna wiedza. Jestem przekonany, że zrobisz z niej odpowiedni użytek.
Jeżeli masz dodatkowe pytania lub chcesz podzielić się swoim punktem widzenia, to zrób to proszę w komentarzu poniżej. Z przyjemnością się do niego odniosę. Życzę wszystkiego dobrego i pozdrawiam serdecznie.
