Prowadzisz firmę? Nie popełniaj tych błędów

[#1]

Z dużą dozą prawdopodobieństwa, większość małych lub młodych firm mierzy się z podobnymi problemami, podczas swojej działalności. Wynikają one głównie z ograniczonych zasobów ludzkich, niskiego kapitału do gospodarowania czy braku doświadczenia. Co ważne, mogą pojawić się na różnych etapach rozwoju firmy i we wszystkich branżach. Jakie przeszkody najczęściej trapią przedsiębiorców i o jakich poradach, dotyczących rozwiązywania problemów, warto pamiętać?

Wysokie koszty działania przedsiębiorstwa

Na samym początku działalności trudno narzekać na nadmiar funduszy. Każda złotówka liczy się podwójnie, a najmniejsze wydatki bywają silnym ciosem. Pieniądze łatwo „uciekają” przez słabe punkty w budżecie, często nawet nie wiadomo którędy i w jaki sposób. Utrata płynności finansowej grozi nawet najbardziej doświadczonym przedsiębiorcom, szczególnie gdy jest się w dużej mierze uzależnionym od zewnętrznych partnerów.

Jak rozwiązać ten problem? Nawet jeśli finanse są dopięte na ostatni guzik, prawie zawsze można je poprawić i nieco usprawnić. Należy poświęcić trochę czasu na ich dokładne prześwietlenie i odnalezienie słabych punktów. Wielu pomyłek, które zwiększają koszty funkcjonowania, można po prostu uniknąć. Czy na pewno umowa z operatorem komórkowym lub bankiem jest tak korzystna, jak się wydawało? Należy pamiętać o tym, że „darmowe” lub tanie oferty usług często bywają takie, ale tylko przez ograniczoną ilość czasu. Darmowe konto w banku może się więc okazać płatne po 12 miesiącach, a darmowe minuty u operatora skończą się po kilku miesiącach kontraktu. By móc utrzymać finanse firmy na wodzy, konieczne jest ciągłe monitorowanie i szukanie lepszych okazji. Sprawdzanie, czytanie, pytanie i dochodzenie. To na pewno ciężka praca, ale się opłaci.

Zajmowanie się wszystkim wewnątrz firmy

Nie oszukujmy się – nikt nie jest specjalistą od wszystkiego. Prowadzenie rachunkowości, zabezpieczanie infrastruktury informatycznej, marketing czy finanse, to złożone zadania. Jeśli nie czujecie się na siłach by się nimi zajmować, nie bójcie się oddelegować ich bardziej doświadczonym firmom lub osobom. Jeśli wątpicie, zastanówcie się czy macie czas i zasoby, by móc naprawiać ewentualne problemy, powstałe w wyniku złych decyzji i popełnianych błędów.

Jak rozwiązać ten problem? Outsourcing bywa kosztowny, ale może być tańszy niż poprawianie ewentualnych pomyłek związanych z np. nieprawidłowo prowadzonymi finansami czy odprowadzaniem podatków. Z pewnością, do pewnego stopnia, w małych firmach można wieloma rzeczami zajmować się samemu. Być może jednak lepiej skupić się na najważniejszych celach firmy i jej założeniach, zamiast brnąć w labirynt dodatkowych zobowiązań. Zadania przeznaczone dla specjalistów w danej dziedzinie, lepiej zostawić prawdziwym ekspertom. Bez względu na to, czy chodzi o bankowość, czy o dobranie odpowiednich działań marketingowych.

Brak odpowiednich umiejętności i niewiedza

To żaden wstyd przyznać się, że nie wiemy wszystkiego o naszej branży. Dziś technologie i trendy zmieniają się tak szybko, że niemożliwym jest, by być zawsze na bieżąco. Nie oznacza to jednak, że można sobie odpuścić naukę, nawet jeśli firma radzi sobie nadspodziewanie dobrze. Nie warto osiadać na laurach i ignorować konkurencji, która w tym samym czasie może budować lepszą bazę wiedzy i lepsze kontakty. Ciągłe dociekanie i szukanie nowych dróg na rozwój prędzej czy później przyniesie oczekiwane skutki.

Jak rozwiązać ten problem? Nigdy nie można zaprzestać zdobywania nowych umiejętności i szukania nowych szans rozwoju. Szkolenia i wyjazdy na branżowe targi lub spotkania, owocują nie tylko nową wiedzą, ale i ciekawymi, biznesowymi znajomościami. Nauka powinna wejść nam w nawyk, a to, co dzieje się we własnej branży, trzeba traktować priorytetowo. Nie można dać się prześcignąć konkurencji, nawet gdy w danym momencie wydaje się, że jest ona daleko za nami.

Każda złotówka się liczy, ale nie każde konto firmowe to wie... Sprawdź.

Nieodpowiednio dobrani pracownicy

To problem jak najbardziej uniwersalny. Dotyczy każdego rodzaju firm i może przydarzyć się w branży budowlanej, gastronomicznej czy internetowej. Potrafi urosnąć do naprawdę dużej rangi, szczególnie na początku działalności przedsiębiorstwa - w czasie gdy ryzyko niepowodzenia jest duże, zaś fundusze wydaje się bardzo ostrożnie. W którymś momencie na pewno pojawią się wątpliwości, czy daną firmę stać na zatrudnienie dobrego, ale drogiego fachowca, czy lepiej zaufać młodemu, a obiecującemu pracownikowi. Równie ważną sprawą jest fakt, że nie każdy szef czy menadżer ma umiejętności odpowiednie do tego, by ewentualne talenty wyłowić spośród morza kandydatów.

Jak rozwiązać ten problem? Potraktujmy zatrudnienie specjalisty, którego obecność jest w firmie niezbędna, jako inwestycję. Może warto zapłacić za rekrutację agencji zatrudnienia, szczególnie, że firmy takie mają nie tylko wiedzę, ale i niezbędne do takich zadań narzędzia. Warto też sprawdzić poprzednie miejsca zatrudnienia takiej osoby i rozeznać się w jego referencjach. Najważniejsze jest to, żeby nie postępować zbyt pochopnie.

Brak zróżnicowanych źródeł przychodów

To świetnie, gdy firma zawsze może liczyć na stałego klienta. Jeszcze lepiej, gdy jego lojalność odznacza się też zwiększonymi wydatkami na nasze usługi lub produkty. Taki partner to prawdziwy skarb, ale i potencjalna pułapka. Co się stanie, gdy największy klient popadnie w problemy finansowe i zacznie zwlekać z opłatami lub całkowicie zamknie biznes? W budżecie naszej firmy pojawi się dziura, którą trudno będzie w szybki sposób załatać mniejszymi lub jednym większym kontrahentem.

Jak rozwiązać ten problem? Należy dbać o to, by nie uzależnić się od jednego klienta. Nawet gdy wydaje się, że wszystko idzie w dobrym kierunku. W ramach ćwiczenia można „zasymulować” taką sytuację i zobaczyć jak wyjść z sytuacji, gdy w krótkim czasie traci się najważniejszego partnera. Czy lepiej skupić się na tym, by zastąpić go porównywalnie dużą organizacją czy kilkoma mniejszymi? Bez względu na to, jaką strategię przyjmiemy, to będzie niezwykle ciężka i czasochłonna praca. W razie ewentualnego kryzysu, trudno wymagać od siebie i pracowników, że osiągnie się sukces. Warto być przygotowanym na takie sytuacje, ale jeszcze lepiej zapobiegać im i dywersyfikować źródła przychodu, zanim będzie za późno na reakcję.

Źle prowadzony lub brak marketingu

Wasza usługa lub produkt jest najlepsza na rynku? To świetnie, ale często sam fakt bycia najlepszym nie wystarczy. Swoich potencjalnych klientów trzeba nieustannie informować i uświadamiać. Nawet jeśli teraz nie potrzebują od was niczego, nie oznacza to, że nie będą potrzebować w niedalekiej przyszłości. Jeśli jednak myślicie, że marketing to niepotrzebna strata czasu i pieniędzy, sytuacja może was wkrótce przekonać o mylności takiego osądu. Pozyskiwanie nowych klientów rzadko odbywa się skokowo. Zazwyczaj to długotrwały proces, który trzeba nieustannie pielęgnować i usprawniać.

Jak rozwiązać ten problem? Musicie dać się przekonać, że marketing jest niezbędny i pomocny na każdym etapie prowadzenia firmy. Nie zawsze musi być też drogi, a wiele działań można prowadzić samemu. Oczywiście, niezbędne jest zaopatrzenie się w potrzebną wiedzę i umiejętne jej wykorzystanie. W zależności od typu prowadzonego biznesu, na rynku dostępne są tanie lub darmowe rozwiązania, które pomogą dotrzeć do większej grupy osób lub firm. Mogą to być usługi firmy Google (np. oznaczenie swojej firmy na Mapach Google) lub umiejętne prowadzenie mediów społecznościowych . Prowadzenie fanpage’a swojej firmy może być nie tyle pracą, co i przyjemnością. Dodatkowo pozwala na wchodzenie w interakcje ze swoimi klientami i wsłuchiwanie się w ich opinie i uwagi. Nie zaszkodzi też możliwość wykorzystania tradycyjnych kanałów marketingowych. Różnorodnych sposobów na prowadzenie promocji jest naprawdę bardzo dużo. Najważniejsze jest jednak odpowiednie dobranie narzędzia, a tych stworzonych dla małego biznesu nie brakuje. Jeśli nie posiadacie wiedzy lub umiejętności wystarczających do poruszania się w marketingowym świecie – wykorzystajcie specjalistów.

Przymykanie oka na konkurencję

Jeden z największych błędów, jaki może popełnić przedsiębiorca to niedocenianie konkurencji działającej na tym samym rynku. Zbyt duża pewność siebie i przesadne skupienie się na własnych osiągnięciach, to poważne zaniedbanie. Może doprowadzić do poważnych kłopotów, szczególnie, gdy „prześpimy” moment w którym konkurenci wyprzedzą nas i przejmą naszych klientów.

Jak rozwiązać ten problem? Należy zwracać uwagę na to, co robią nasi bezpośredni konkurenci, ale i sięgać nieco dalej. Nie tylko po to, by być na bieżąco z ofertą konkurentów, ale też po to… by się uczyć. Nie chodzi, oczywiście, o kopiowanie rozwiązań, ale o to by wyciągnąć z nich wnioski. Jeśli to możliwe, warto samemu wypróbować produkty lub usługi naszego biznesowego „przeciwnika”. Jeśli jest w czymś lepszy, to jest to ważna wskazówka i motywacja do zdwojenia swoich starań. Jeśli ich produkt ustępuje naszym, to też wartościowa wiedza. Należy jedynie zastanowić się jak umiejętnie ją wykorzystać.