Najlepsze, darmowe narzędzia dla młodych firm

[#1]

Jeśli zajmujesz się swoją własną firmą, dobrze wiesz, jak ważne w zarządzaniu są odpowiednio dobrane narzędzia. Właściwy ich zestaw pozwala na prowadzenie wielu zadań w szybki i łatwy sposób. W dobie internetu jest to jeszcze łatwiejsze niż kiedyś, szczególnie, że wiele ze świetnych narzędzi dostępnych jest za darmo lub w bardzo niskiej cenie. Na jakie rozwiązania warto zwrócić uwagę? Które z nich oferują najlepszą jakość i mają najbardziej uniwersalne zastosowanie?

Pakiety biurowe za darmo

Absolutna podstawa prowadzenia nowoczesnej firmy, to pakiet narzędzi biurowych. W tym przypadku trudno nie wspomnieć o produktach Microsoftu. To świetne narzędzia, ale płatne. Na szczęście, na rynku znajduje się kilka, zupełnie darmowych produktów, którym warto się przyjrzeć.

Chyba najbardziej popularnym, ale darmowym, rozwiązaniem jest Open Office. Zawiera w sobie wszystkie, najważniejsze narzędzia bez których nie może obyć się żadne biuro. W jego skład wchodzą edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny, program do prezentacji, tworzenia prostych diagramów oraz aplikacje do baz danych i wykonywania skomplikowanych obliczeń matematycznych. Open Office w pełni wspiera język polski, posiada też wbudowany słownik ortograficzny oraz słownik synonimów. Pliki utworzone we wspomnianych programach można zapisywać w wielu, popularnych formatach. Także tych obsługiwanych przez Microsoft Office.  Aplikacje są regularnie aktualizowane, zyskują też nowe funkcje w praktycznie każdej nowej wersji. Niemalże identyczne funkcje oferuje pakiet Libre Office. Oba zestawy są kompatybilne z systemami Windows, OS X oraz Linuxem.

Ciekawym rozwiązaniem są też narzędzia Google – Dokumenty Google. Nie są one tak rozbudowane i nie oferują zbyt wielu funkcji, chociażby zaawansowanego formatowania tekstu. Mogą być jednak niezwykle przydatne podczas prac w grupie. Pozwalają na jednoczesną edycję dokumentów tekstowych lub arkuszy kalkulacyjnych przez kilka osób jednocześnie. Dokumenty Google są dostępne dla wszystkich osób korzystających z kont Google, czyli np. posiadaczy konta pocztowego Gmail.

Edycja grafiki, czyli nie tylko Photoshop

Na wstępie trzeba zaznaczyć, że trudno jest znaleźć idealne zastępstwo dla pakietu Adobe Photoshop. Jednak jeśli potrzebujecie zaawansowanego programu do pracy nad grafiką, tworzenia plików z warstwami oraz obsługującego wiele formatów graficznych, to GIMP będzie na pewno najlepszym rozwiązaniem. To darmowy program, który stanowi solidną alternatywę dla Photoshopa. Posiada ogromną ilość funkcji, które można rozbudowywać za pomocą licznych wtyczek. Największą wadą GIMPa jest prawdopodobnie jego skomplikowany interfejs, który przeszkadza nowicjuszom w swobodnym poruszaniu się po rozbudowanych funkcjach programu. Jednak społeczność skupiona wokół niego ciągle się rozwija, udostępniając za darmo wszystkim chętnym wiele poradników i samouczków. GIMP działa na systemach Windows, OS X oraz Linux.

Każda złotówka się liczy, ale nie każde konto firmowe to wie... Sprawdź.

Jeśli nie potrzebujecie tak rozbudowanego narzędzia, przydatny może okazać się PicMonkey. To edytor zdjęć z którego można korzystać online – nie potrzebna jest więc instalacja programu na komputerze. Jego funkcje są mocno ograniczone, ale wystarczające do zmiany rozmiaru zdjęć, kadrowania czy prostych retuszy i wykorzystywania filtrów. Canva, to kolejne bardzo przyjemne w obsłudze narzędzie webowe, które pozwala samodzielnie stworzyć własne projekty graficzne. Do dyspozycji daje wiele szablonów, które można wypełniać własną treścią.

Dyski w chmurach – bezpieczeństwo i pewność

Jeśli przechowujecie swoje dokumenty tylko i wyłącznie na twardym dysku komputera, to popełniacie duży błąd. Przyczyna jest prosta – to urządzenia, które bardzo często ulegają awariom. Zarówno z powodu wad fabrycznych, zużycia, jak i w przypadku uszkodzeń mechanicznych komputera. Znane wśród specjalistów IT powiedzenie mówi, że „ludzie dzielą się na tych, którzy robią kopie bezpieczeństwa i na tych, którzy będą je robić”. Zrozumie to dobrze każda osoba, której przydarzyła się awaria komputera i utrata danych z dysku twardego. Bezpłatna pamięć w chmurze jest nieocenioną pomocą biurową, jeśli chodzi o zabezpieczenie dokumentów, ale też przetrzymywanie dużych plików. Pozwala oszczędzać miejsce w pamięci komputera i gwarantują dostęp do ważnych dokumentów, praktycznie z każdego miejsca na Ziemi (oczywiście o ile jest tam dostęp do internetu).
Wśród najpopularniejszych dysków w chmurze warto wyróżnić takie platformy jak Google Drive, Dropbox czy One Drive. Wszystkie oferują darmowe pakiety, gwarantujące ograniczoną ilość miejsca na wirtualnym dysku. Za dodatkową opłatą miesięczną lub roczną, miejsce w chmurze można rozszerzyć. Dostęp do plików przechowywanych w takich usługach możliwy jest z komputera i urządzeń mobilnych, takich jak smartfon czy tablet.

Zarządzanie zadaniami

Dzień taki krótki, a tyle rzeczy do zrobienia! Chyba znacie to uczucie, gdy po przyjściu do pracy nie wiadomo, którym zadaniem zająć się najpierw? Jeśli macie już kłopot z zapamiętywaniem i priorytetyzacją zadań, wypróbujcie aplikację Trello. To łatwe w użyciu narzędzie, które pomaga zwizualizować czekające na was zadania. Umożliwia tworzenie ładnych i czytelnych kart z opisami zadań i grupowanie ich w dowolny sposób. Dzięki niemu w łatwy sposób można pogrupować sobie zadania na te, które trzeba zrobić dziś, jutro lub za tydzień. Do każdej karty można przypisać grafikę, dokument lub link, i przydzielić do danego zadania inną, korzystającą z aplikacji osobę. Trello jest absolutnie uniwersalne – przyda się w firmie informatycznej lub budowalnej. Wszędzie tam gdzie konieczne jest zarządzanie czasem, ludźmi lub zasobami. Będzie pomocne zarówno tym, którzy potrzebują narzędzia do pracy w grupie, jak i tym, którzy pracują sami. Trello działa w przeglądarce internetowej, ale posiada też własne aplikacje mobilne na najbardziej popularne systemy.

Ciekawym uzupełnieniem funkcjonalności Trello może być aplikacja Evernote. To rozbudowany, wielofunkcyjny notatnik, który pozwala nie tylko na tworzenie notatek, ale i przechowywanie dokumentów. Za jego pomocą można porządkować wszystkie niezbędne informacje, linki czy grafiki. Oba programy są dostępne za darmo, ale posiadają też bardziej rozbudowane opcje w płatnych wersjach.

Trochę marketingu nie zaszkodzi

Marketing to bardzo szerokie pojęcie, ale warto przyjrzeć się tym rozwiązaniom, które oferują dobrą funkcjonalność za darmo lub za niewielkie pieniądze. Za pomocą zestawu narzędzi opisanych poniżej, można śmiało spróbować pokazać się szerszemu gronu potencjalnych klientów. Co bardzo ważne, są one łatwe w obsłudze, więc można z nich korzystać samodzielnie.  

AdWords – to platforma umożliwiająca wyświetlanie linków sponsorowanych w wynikach wyszukiwania Google. Dobre narzędzie, szczególnie dla małych firm. Pozwala na stworzenie własnej reklamy tekstowej i zarządzanie jej budżetem. W zależności od tego, ile pieniędzy chcemy przeznaczyć na kampanię, nasz link może być wyświetlany np. tylko jednego dnia, tygodnia lub miesiąca. AdWords posiada dużo opcji, które pozwalają reklamę spersonalizować w taki sposób, by trafiła ona do użytkowników o odpowiednich zainteresowaniach. Platforma ta może być niezwykle skuteczna, szczególnie w przypadku przedsiębiorstw lokalnych, chociaż nie tylko. Jest to płatne narzędzie, jednak początkujący użytkownicy mogą liczyć na promocje, w których otrzymują darmowe środki na wykorzystanie w reklamie.

Mailchimp – to coś dla tych firm, które czują potrzebę informowania klientów o swojej ofercie poprzez pocztę e-mail. Darmowa wersja tego narzędzia do masowego wysyłania e-maili reklamowych pozwala na zarządzanie bazą liczącą maksymalnie 2 tysiące adresów. Miesięcznie umożliwia wysyłkę do 12 tysięcy wiadomości. Mailchimp pozwala na analizę wyników kampanii wysyłkowych i umożliwia łatwe tworzenie treści za pomocą licznych szablonów. To amerykański serwis, ale większość funkcji dostępnych jest także w języku polskim. Odpowiednikiem tej platformy z naszego podwórka jest chociażby Freshmail, który także oferuje darmową wersję i wygodne metody rozliczeń.

Surveymonkey – to narzędzie służące do badania opinii lub satysfakcji klientów. Umożliwia tworzenie ankiet i umieszczanie ich na stronie internetowej. W darmowej wersji można stworzyć badanie zawierające do 10 pytań i obsłużyć 100 odpowiedzi. Posiada bogatą bazę gotowych szablonów, z których można skorzystać lub je edytować i dostosowywać dla własnych potrzeb. To bardzo ważne narzędzie, jeśli chcemy dowiedzieć się co o nas lub naszych produktach i usługach myślą klienci. Surveymonkey posiada też płatne profile, które umożliwiają prowadzenie bardziej skomplikowanych badań. Polskim odpowiednikiem może być Ankietka.pl.

Komunikacja z pracownikami

Ze swoimi pracownikami można komunikować się na wiele sposobów. Jeśli cały zespół pracuje w jednym biurze, dla wielu wystarczy opcja zwykłej rozmowy. Jednak co zrobić, gdy trzeba wysłać komuś plik, link do ciekawego artykułu lub porozmawiać z zachowaniem prywatności? Wysyłanie e-maili bywa męczące – trudno zachować ciągłość korespondencji i porządek w archiwalnych wiadomościach. Na pomoc przyjdzie Slack. To darmowe narzędzie, które umożliwia utrzymywanie komunikacji w zespole w formie prostego czatu. Wiadomości można wysyłać do konkretnych członków zespołu lub na czat grupowy. Możliwe jest tworzenie grup, wysyłanie plików oraz archiwizowanie czatów. Narzędzie to można zintegrować z innymi, popularnymi serwisami – Twitterem, Dropboxem, dokumentami Google itd.

Mądrze, nie znaczy drogo

Jak widać, by móc pracować sprawnie, nie trzeba wcale wydawać fortuny. Zamiana płatnego programu lub serwisu na darmowy, może przynieść spore oszczędności. Jak widać, prowadzenie biznesu nie musi być drogie!