Księgowością zajmij się sam albo zleć innym

[#1]

Sposób prowadzenia księgowości to jedna z najważniejszych decyzji jaką musi podjąć każdy przedsiębiorca. Przed wyborem warto pamiętać, że to przedsiębiorca zawsze odpowiada za swoje rozliczenia – niezależnie od tego, czy dokonuje ich samodzielnie, czy korzysta z czyjejś pomocy.

Księgowość można określić jako formalności dopełniane przez przedsiębiorcę związane z rozliczaniem podatków i inne obowiązki na rzecz organów państwa jak np. właściwe obliczanie podatku dochodowego i VAT-u, obowiązki związane z ZUS-em, czy sporządzanie dokumentacji, przechowywanie jej oraz przedstawianie urzędnikom w razie potrzeby.

W zależności od formy i sposobu opodatkowania przedsiębiorca musi:

• prowadzić ewidencje (np. przychodów, podatkową księgę przychodów i rozchodów, księgi rachunkowe, ewidencje zakupów itd.);
• robić spisy z natury (m.in. osoby i firmy które wybrały ryczałt od przychodów ewidencjonowanych);
• wpłacać zaliczki na podatek dochodowy (w praktyce wszyscy poza osobami rozliczającymi się w formie karty podatkowej);
• wystawiać faktury i rozliczać te, które sam otrzyma (podatnicy VAT);
• składać deklaracje (PIT, CIT, VAT, PCC i in.).

Biorąc pod uwagę wielkość firmy i skalę działalności, a także stosowane sposoby rozliczeń z państwem, można zdecydować się na jeden z trzech sposobów prowadzenia księgowości. Osoba, która wie, jak wypełnić obowiązki podatkowe i rachunkowe, może prowadzić księgowość samodzielnie lub wspomagać się e-księgowością. Firmy i osoby, które wolą skupić się na prowadzeniu biznesu, powinny skorzystać z innych możliwości: zatrudnić księgową lub przekazać obowiązki do biura rachunkowego czy firmy outsourcingu księgowego.

Dla kogo samodzielne prowadzenie księgowości?

Prowadzenie księgowości na własną rękę jest dostępne dla każdego przedsiębiorcy. Nie wymaga posiadania określonych pozwoleń czy certyfikatów. To rozwiązanie zaleca się szczególnie osobom, które prowadzą własną działalność, przeprowadzają niewiele transakcji w miesiącu oraz mają prawo do ryczałtowych form opodatkowania (ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, karta podatkowa). Przedsiębiorca może prowadzić księgowość własną wykorzystując  e-księgowość. Pod e-księgowością kryją się dwa rozwiązania. Pierwszym jest korzystanie z usług biura rachunkowego, ale z założeniem, że kontakt z nim jest ograniczony do form elektronicznych (mail, chat, telefon), a dokumenty są przekazywane przez kuriera. Drugim rozwiązaniem jest samodzielne prowadzenie księgowości i rozliczeń podatkowych za pomocą portalu internetowego (on-line), na którym trzeba się zalogować, lub programu do księgowości.

Zalety: Samodzielne prowadzenie księgowości lub e-księgowość pozwalają obniżyć koszty związane z rozliczeniami. W przypadku korzystania z usług biura rachunkowego ceny rozpoczynają się od 40-150 zł miesięcznie (w zależności od zakresu obsługi). Za możliwość korzystania z narzędzi do rozliczeń na portalu lub programu zainstalowanego na własnym komputerze trzeba zapłacić od 10 do 150 zł miesięcznie.

W przypadku rozliczeń on-line zwykle podatnik może skorzystać z pomocy księgowego (poprzez mail lub chat) oraz wysłać deklarację przez internet.

Wady: Trzeba poświęcić czas na rozliczenia i obsługę programu, a ponadto znać zasady obowiązujące w poszczególnych podatkach i pilnować terminów.

Dla kogo własna księgowa

Zatrudnianie księgowej na etacie zasadne jest w przypadku firm mających co najmniej kilku pracowników, które generują wiele dokumentów księgowych, a rozliczenia wymagają wiedzy i doświadczenia. Jest to również rozwiązanie dla firm, które chcą aby ktoś „z wewnątrz” pilnował rozliczeń i spraw księgowych.

Zalety: Zaufana osoba, którą opłaca firma, będzie zajmowała się wszystkimi sprawami księgowymi. Właściciel czy zarząd mogą kontrolować księgowość firmy i otrzymywać np. raporty i zestawienia.

Wady: Koszt zatrudnienia księgowej na etacie wynosi miesięcznie co najmniej 2-3 tys. zł, ale zwykle więcej. Księgowej przysługują wszystkie przywileje związane z zatrudnionym pracownikiem, czyli np. urlopy co oznacza, że w tym czasie ktoś inny musi przejąć obowiązek rozliczania firmy.

Dla kogo biuro rachunkowe lub outsourcing

Firmy i osoby, które nie chcą zajmować się rozliczeniami i nie chcą zatrudniać księgowej, powinny skorzystać z usług biura rachunkowego lub firmy outsourcingu księgowego. Podatnik musi przede wszystkim podpisać umowę z biurem, w której określone będą terminy przekazywania dokumentów, prawa i obowiązki obu stron oraz kary umowne, jeśli jedna ze stron zaniecha swoich obowiązków. Przedsiębiorca musi przed jej podpisaniem sprawdzić, czy osoby w biurze posiadają certyfikat do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej.

Zalety: Możliwość skupienia się na prowadzeniu firmy. Niewielkie koszty (w zależności od liczby dokumentów generowanych przez firmę, ceny zaczynają się od kilkuset złotych).

Biuro lub firma outsourcingowa nie mają urlopów, więc firma nie musi się martwić o przerwy w obsłudze.

Wady:Źle sformułowana umowa może przysporzyć problemów firmie, włącznie z nieterminowym rozliczaniem podatków.

Ważne!

Przekazanie księgowości do biura rachunkowego lub firmy outsourcingowej nie oznacza przeniesienia odpowiedzialności za rozliczenia z fiskusem (ponosi ją podatnik). Jeśli biuro popełni błąd, firma może dochodzić jednak odszkodowania.

Źródło zdjęcia: iStockphoto.com