Jak ważna jest etykieta w biznesie

[#1]

Poprzez znajomość etykiety oraz stosowanie zasad etyki biznesu wzbudzamy zaufanie naszych partnerów w interesach i budujemy czy też wzmacniamy nasz wizerunek jako wiarygodnego partnera. Nierzadko decyduje to o powodzeniu realizowanych przedsięwzięć.

Według rangi

Osoby nie stosujące zasad biznesowej etykiety mogą być postrzegane przez otoczenie jako niedoświadczeni przedsiębiorcy, dopiero rozpoczynający prowadzenie działalności gospodarczej. Ma to znaczenie praktyczne: takiej osobie można przedstawić wyższą cenę, mniej korzystne warunki kontraktu, łatwiej wynegocjować upusty itp.

Podstawową, choć nie jedyną zasadą biznesowej etykiety jest tzw. precedencja, czyli umiejętności oceny renomy partnera biznesowego, jego znaczenia i co za tym idzie –pierwszeństwa. Przed każdym spotkaniem należy ustalić kto jest gospodarzem oraz posiada więcej tzw. punktów honoru, czyli mówiąc inaczej jest „ważniejszy”.

Podczas wydarzenia biznesowego obowiązuje z reguły następująca hierarchia (od najniższej):

* Pracownik szeregowy (raczej odbiorca i konsument niż podmiot generujący korzystne dla innych wydarzenia);

* Zwierzchnik (obarczony większą odpowiedzialnością niż pracownik, zwykle osoba bardziej doświadczona);

* Klient (faktyczny pracodawca i fundator przedsięwzięć biznesowych, ale z reguły gość spotkania);

* Gospodarz (organizator, odpowiadający za przebieg, rezultaty i korzyści, które mogą odnieść pozostałe strony).

Właściwe określenie hierarchii ma znaczenie praktyczne. Do gospodarza należy wyciągnięcie ręki do pozostałych osób, one z kolei pierwsze powinny skierować do niej słowa powitania. W takiej także kolejności powinno się wchodzić do pomieszczenia, rozpoczynać konwersację, wybierać temat rozmowy itp. Życie, którego częścią jest biznes, bywa jednak bardziej skomplikowane.

Przykład 1

Właściciel firmy zaprasza klienta na negocjacje do swojej siedziby. W takiej sytuacji pierwszy powinien podejść i podać dłoń do powitania, jest bowiem gospodarzem.

Przykład 2

Gdyby do takiego spotkania doszło przypadkiem, na neutralnym terenie (np. w restauracji), wówczas honor podania ręki przypadnie klientowi. To on bowiem jest „pracodawcą” właściciela: dzięki niemu firma ma zamówienia i przychody.

Przykład 3

W trakcie umówionego na neutralnym gruncie spotkania, pozycja gospodarza także należy do organizatora. Warto przy tym pamiętać, że szeregowy pracownik, nawet jeśli osobiście przygotował wydarzenie, nie jest jego gospodarzem. Bardziej bowiem istotne jest to, kto za nie zapłaci.

Przykład 4

Jeśli w „neutralnej” restauracji spotkają się przypadkiem pani prezes firmy i będący jej klientem mężczyzna, mający tą samą rangę zawodową, rękę może wyciągnąć ten ostatni. Taka sytuacja budzi najwięcej kontrowersji, bo znający zasady towarzyskiego savoir-vivre'u panowie wiedzą, że nie powinni do kobiety pierwsi wyciągać dłoni. Jeżeli do spotkania doszło poza siedzibą firmy, pojawia się także wątpliwość, czy ma ono charakter zawodowy, czy też prywatny. Jeśli jednak osoby takie łączą relacje biznesowe klientowi, jako „pracodawcy”, należą się większe względy. Można jednak zrezygnować z takiej formy powitania. Wystarczy słowna wymiana uprzejmości.

Uwaga na wyjątki

Od zasad precedencji stosowane są wyjątki. Chociaż podczas spotkań profesjonalnych nie powinna być brana pod uwagę ani płeć, ani wiek, jeśli dochodzi do niego na neutralnym gruncie, a właściciel firmy zauważy, że jego klient w szczególny sposób traktuje np. kobiety, powinien się do tego dostosować.

Są miejsca, w których etykieta biznesowa nie obowiązuje – np. w windzie. Gdyby wszyscy zaczęli się przepuszczać zgodnie z zawodową hierarchią, doszłoby do bałaganu. Dlatego najczęściej przyjmuje się, że pierwsza wsiada osoba, która jest najbliżej drzwi. Oczywiście, jeśli przepuszczenie ważniejszej nie jest problemem (stoi blisko wyjścia), nie powoduje przestojów, przesuwania innych itp. warto także w tym przypadku stosować zasady precedencji.

Zasady jak w życiu

To jednak nie wszystko. Biznesowy savoir - vivre wymaga punktualności. Jej przestrzeganie jest najbardziej widocznym znakiem przykładanej do spotkania wagi. Spóźnienie jest wyrazem roztargnienia i braku szacunku dla umówionej osoby. Budzi nieufność i powoduje, że rokowania odnośnie wyniku spotkania gwałtownie spadają.

Należy także pamiętać, że istotne znaczenie w biznesie odgrywa właściwy ubiór (tzw.dress code). Jego zasady w każdej organizacji są inne, jednak strój powinien być zawsze dostosowany do sytuacji i pozycji zawodowej: nie może być ani zbyt wyzywający, ani niechlujny.

Gdy podczas spotkania biznesowego dochodzi do wymiany wizytówek sporym nietaktem jest jej brak lub posługiwanie się zniszczonym, poplamionym lub zadrukowanym w obcym języku kartonikiem (często podróżujące za granicę osoby powinny mieć wizytówki w różnych językach).

To tylko najważniejsze zasady biznesowej etykiety. Warto ich przestrzegać.

Źródło zdjęcia: iStockphoto.com