Faktura elektroniczna – to łatwiejsze niż myślisz!

[#1]

Dociera do odbiorcy szybciej niż papierowa, jest ekologiczna, bo nie wymaga drukowania, a jej wystawienie zajmuje kilka chwil. Czy faktura elektroniczna, bo o niej mowa, różni się czymś od faktury papierowej? Jak wystawiać faktury, żeby maksymalnie zautomatyzować cały proces? Odpowiadamy na najważniejsze pytania, dotyczące e-faktur.

Najważniejsze informacje o fakturze elektronicznej

Od 2005 roku przedsiębiorca nie musi dostarczać papierowej wersji faktury swojemu klientowi, może wysłać mu elektroniczny dokument, w formie pliku PDF, który będzie zawierał te same dane, co papierowa faktura. Co więcej, na e-fakturze nie jest wymagany podpis wystawcy ani odbiorcy.

Ale, żeby móc korzystać z e-faktur, trzeba zapytać kontrahenta o zgodę na wystawienie faktury w formie elektronicznej. Zgoda może być wyrażona ustnie lub pisemnie czy mailowo. Jeśli kupujący nie zgadza się na dostarczenie elektronicznej faktury, przedsiębiorca ma obowiązek dostarczyć mu fakturę papierową.

Każda e-faktura musi zawierać następujące informacje: oznaczenie „faktura”, kolejny numer, zgodny z przyjętą numeracją, nazwę i NIP sprzedającego oraz nazwę (lub imię i nazwisko) oraz NIP kupującego (NIP tylko wówczas, jeśli kupującym jest firma), a także dokładne adresy obu stron wraz z kodami pocztowymi.

Na e-fakturze trzeba umieścić także datę wystawienia i opcjonalnie datę sprzedaży (jeśli jest inna niż data wystawienia), specyfikację towarową, jednostkę miary oraz ilość sprzedawanych towarów lub usług, cenę jednostkową netto, stawkę podatku VAT, wartość towarów netto, wartość całej należności brutto oraz stawkę podatku VAT.

Dodatkowo, żeby ułatwić życie sobie i klientowi, przedsiębiorca może umieścić na fakturze numer konta oraz termin i sposób zapłaty (np. przelew, gotówka).

W teorii wydaje się, że tych informacji, które trzeba umieścić na fakturze jest dużo, ale na szczęście są narzędzia, które ułatwiają wystawianie faktur. Wykorzystując jedno z nich można mieć pewność, że nie pominiemy żadnej ważnej informacji.

1. Program do faktur, zainstalowany na komputerze

Na rynku dostępnych jest wiele programów, które umożliwiają wystawianie faktur. Koszt takiego programu to od kilkudziesięciu do ponad stu złotych. Można wybrać wersję na jedno stanowisko lub kilka stanowisk, jeśli wystawianiem faktur w firmie zajmuje się kilku pracowników. W rozbudowanych wersjach mamy możliwość połączenia oprogramowania do faktur z programem magazynowym, co może być korzystnym rozwiązaniem np. dla sklepów internetowych.

Niestety ta opcja ma także jedną wadę. To oprogramowanie nie działa online, a więc trzeba być na stanowisku pracy, na którym jest zainstalowane, żeby wystawić fakturę.

Wystawiaj i opłacaj faktury za 0 zł

2. Narzędzie do faktur zintegrowane z kontem bankowym

Taką możliwość daje przedsiębiorcom ING w ramach darmowego konta dla firm. Wystarczy założyć takie konto, żeby otrzymać dostęp do narzędzia ING Księgowość, które działa online. Wystawianie faktury za pomocą tego narzędzia jest bardzo proste i intuicyjne z kilku powodów:

• system ma zaprogramowane różne rodzaje dokumentów sprzedaży – nie tylko fakturę sprzedaży, ale i np. fakturę sprzedaży – marża, proformę czy korektę faktury.
• za pomocą tego narzędzia można wystawiać faktury cykliczne albo fakturę dla wielu kontrahentów. To duże ułatwienie dla firm, które świadczą usługi abonamentowe i wystawiają co miesiąc faktury w tej samej wysokości dla wielu klientów.
• można zmienić język faktury (polski, angielski, francuski, niemiecki) lub wystawić fakturę w dwóch językach. Nieocenione ułatwienie dla firm, które mają zagranicznych kontrahentów.
• system przygotowuje zestawienia faktur, pozwala pobierać raporty dla wybranego okresu i analizować przychody i koszty firmy. Można wygenerować np. zestawienie zakupów i sprzedaży w wybranym okresie, w którym zobaczymy wartości netto, VAT i brutto ze wszystkich dokumentów sprzedaży oraz zakupu.
• w ING Księgowości można przygotować szablony powiadomień dla klientów, którzy zalegają z płatnością za fakturę czy wezwania do zapłaty.

Narzędzie, zintegrowane z darmowym kontem ING dla firm, działa online, więc wystarczy mieć dostęp do internetu, żeby z niego skorzystać. Wystawiać faktury można nawet przez smartphone, a gdy przychodzi koniec miesiąca i trzeba dostarczyć dokumenty księgowej, można pobrać je w kilka chwil za pomocą funkcji „Pobierz dokumenty”.

Więcej informacji o darmowym koncie dla firm ING z narzędziem ING Księgowość można znaleźć tutaj.

3. Program do wystawiania faktur online

Żeby wystawić e-fakturę można mieć program zainstalowany na komputerze, można mieć oprogramowanie działające online i zintegrowane z kontem bankowym, a można też skorzystać z pośredniej możliwości, czyli oprogramowania online, służącego tylko do wystawiania faktur.

Takich narzędzi jest w Polsce kilka, niektóre są darmowe do pewnego momentu (np. do 10 faktur w miesiącu), są i takie, które oferują dodatkowo np. obsługę księgową. Ich zaletą jest to, że są intuicyjne i można z nich korzystać niezależnie od tego, jaką formę działalności mamy (jednoosobowa działalność, spółka cywilna, spółka z o.o.). Podobnie jak w ING Księgowość, w narzędziach tego typu można zdefiniować domyślne ustawienia – dane wystawcy, logo, domyślną formę i termin płatności, a wystawienie faktury zajmuje zaledwie kilka chwil.

Dostarczanie e-faktur zamiast faktur papierowych jest nie tylko wygodniejsze, szybsze i tańsze (bo takie faktury nie wymagają drukowania), ale powoli będzie stawało się standardem w przedsiębiorstwach. Tym bardziej, że ustawodawca wprowadza w życie przepisy, które niejako motywują firmy do prowadzenia ewidencji sprzedaży w formie elektronicznej (jak choćby nałożony na płatników VAT obowiązek wysyłania co miesiąc do urzędu skarbowego pliku JPK_VAT).

Przedsiębiorca, który zdecyduje się na wystawianie e-faktur w swojej firmie, musi pamiętać, że takie faktury należy przechowywać, podobnie jak faktury papierowe, przez okres 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin zapłaty podatku za dany rok.

Fot. Fotolia