Biuro przyszłości – jak i gdzie będziemy pracować za kilka lat?

[#1]

Coraz więcej firm zaczyna dostrzegać wady otwartych przestrzeni biurowych i stara się stworzyć pracownikom lepsze warunki. Prawdopodobnie za 10 lat nasze miejsca pracy będą wyglądały nieco inaczej niż dzisiaj. Jakich zmian możemy się spodziewać?

Na początku lat 90-tych, wraz z napływem do kraju zagranicznych korporacji, zmieniło się środowisko pracy wielu Polaków. Pojawiły się przestrzenie typu open space, które królują w polskich biurach do tej pory. Nie oznacza jednak, że zostaną z nami na dłużej – w wielu firmach na całym świecie pojawiają się nowe, ciekawe trendy.

Dlaczego nie open space?

Każdy kto miał okazję pracować w tzw. open space’ach, doskonale zdaje sobie sprawę z największych wad tego rozwiązania. Ciągły hałas, zatłoczenie, brak prywatności. Wszystko to sprawia, że praca przestaje być przyjemna, ale przede wszystkim efektywna. W takim środowisku trudniej jest się skoncentrować, łatwiej o stres. Nic więc dziwnego, że wciąż trwają poszukiwania bardziej optymalnego sposobu pracy. Dotyczy to zresztą nie tylko samej przestrzeni i tego jak jest ona urządzona, ale i nowych, często niekonwencjonalnych sposobów organizacji pracy. Jak więc może wyglądać typowe miejsce pracy za 10-15 lat?

Biurowe trendy przyszłości

W kwestii nowatorskich rozwiązań dotyczących przestrzeni biurowych liderami są największe, globalne firmy. Najczęściej ich działalność związana jest z nowymi technologiami i internetem. Książkowym przykładem mogą być biura Google, Facebooka czy Dropboxa. Oprócz typowych, zwykłych otwartych przestrzeni oferuje się tu pracownikom miejsca, gdzie mogą na chwilę oderwać się od monotonni pracy biurowej. Mają do dyspozycji urządzone tematycznie sale spotkań, kafeterie i przytulne pokoje, gdzie mogą po prostu odpocząć. Niektóre firmy oferują też specjalne przestrzenie, gdzie pracownicy mają możliwość się zdrzemnąć lub zagrać na konsoli, w bilard lub piłkarzyki. Stołówka czy siłownia też nie są już tak rzadkie, jakby się mogło wydawać. Oczywiście, to wciąż domena firm globalnych, które ściągają do pracy tylko najlepszych pracowników z całego świata i chcą zapewnić im najlepsze warunki do pracy. Zaprojektowanie takiego biura i jego utrzymanie nie jest tanie, trudno więc spodziewać się, że podobne miejsca staną się standardem.

Ciekawym trendem, który stosowany jest w firmach o nieco innym profilu jest tzw. hot desking. Polega on na tym, że duża grupa pracowników danego przedsiębiorstwa nie ma przydzielonych własnych miejsc pracy. Wymieniają się z innymi osobami i często zmieniają otoczenie. Sprawdza się to szczególnie przy zmianowym systemie pracy, gdy pracownicy przebywają w biurze o różnych porach dnia lub nocy. Oszczędza się w ten sposób przestrzeń biurową, a większość stanowisk nigdy nie jest pusta. Oznacza to także niższy czynsz za wynajem przestrzeni, szczególnie w przypadku przedsiębiorstw ulokowanych w dużych miastach. Wątpliwe jest jedynie czy taki styl pracy odpowiada samym pracownikom. Brak możliwości personalizacji swojej przestrzeni pracy prywatnymi przedmiotami nie wszystkim się podoba. Nie oznacza to jednak, że trend ten nie będzie się umacniał. To w końcu świetny sposób na obniżenie kosztów wynajmu przestrzeni biurowych.

Standing desks, czyli biurka do pracy na stojąco, to także interesujący trend. Meble takie stały się popularne szczególnie wśród osób, które potrzebowały nieco odmiany od biurowej rutyny, która zaczęła mieć negatywny wpływ na samopoczucie i zdrowie. Większość pracowników decyduje się na takie rozwiązanie ze względu na problemy z kręgosłupem, które pojawiają się przez długi czas spędzany w pozycji siedzącej. Rozwiązanie to może mieć pozytywny wpływ na zdrowie - wymusza więcej ruchu i częstsze zmiany pozycji. Nie jest to jednak rozwiązanie idealne i uniwersalne. Do stojącego biurka trzeba się też przez jakiś czas po prostu przyzwyczaić, a z pewnością nie wszyscy są skłonni do tak rewolucyjnej zmiany. Same stanowiska zajmują też nieco mniej miejsca, a orędownicy tego rozwiązania zwracają uwagę na łatwiejsze kontakty ze współpracownikami. Prawdopodobnie najzdrowszą opcją byłoby jednak dzielić czas spędzony w pracy na ten kiedy możemy stać i na ten, kiedy możemy usiąść by dać odpocząć zmęczonym nogom.

Każda złotówka się liczy, ale nie każde konto firmowe to wie... Sprawdź.

Pracowanie z domu, jeszcze nie tak dawno niezbyt mile widziane przez pracodawców, także staje się coraz popularniejsze. Obecnie często dlatego, że może być oferowane pracownikom jako jeden z pracowniczych benefitów. Wiele osób ceni sobie możliwość wykorzystania np. jednego dnia w tygodniu do pracy z domu. Można dzięki temu zaoszczędzić sporo czasu, który zwykle spędzamy na przemieszczaniu się z miejsca zamieszkania do pracy. Z pewnością wiele osób z kadry menedżerskiej może mieć obawy co do tego czy ktoś pracujący z domu poświęca odpowiednią ilość czasu na zadania profesjonalne. Brak kontroli nad pracownikiem, który zostaje w domu może być dla wielu szefów barierą nie do przekroczenia. Pomocne wtedy mogą się okazać różnego rodzaju narzędzia do monitorowania pracy, które pozwalają nadzorować postęp prac nad zleconymi zadaniami. Dla innych pracodawców umożliwienie pracy z domu jest pewnego rodzaju nagrodą dla pracownika. Być może warto przełamać swoją nieufność i pozwolić raz na jakiś czas na pracę zdalną. Efekty, pozytywne lub negatywne, powinny być dobrze widoczne.

Coworking jest natomiast opcją, która może spodobać się tym, którzy zazwyczaj pracują samotnie – freelancerom oraz właścicielom małych, jednoosobowych firm. Polega na dzieleniu wynajętego biura z innymi osobami. Miejsca oferujące to rozwiązanie można spotkać już praktycznie w każdym, większym polskim mieście. Zazwyczaj oferują one biurko, połączenie internetowe i wyposażoną w podstawowe rzeczy kuchnię lub kawiarnię. Często ulokowane są w ciekawych budynkach, gdzie można skorzystać też z np. małego parku lub tarasu. Ceny są różne i zależą od tego co dany obiekt nam oferuje. Taką przestrzeń można wynająć na kilka godzin lub cały dzień. To ciekawa alternatywa dla tych, którym znudziło się pracowanie w domu lub kawiarni ze słabym Wi-Fi. Przy okazji to także miejsce do poznawania nowych ludzi, wymianę pomysłów i tzw. networking. Firmy, które udostępniają takie przestrzenie oferują też zazwyczaj profesjonalne pokoje zebrań. Można w nich skorzystać z np. projektorów i zaawansowanych zestawów do wideokonferencji.

Interesującą dla niektórych, głównie młodych firm, są tzw. inkubatory przedsiębiorczości. To organizacje, które umożliwiają start-upom stworzyć swoje pierwsze, profesjonalne biuro. Za niewielką opłatą wynajmują przestrzeń do pracy, udostępniają niezbędną infrastrukturę i wsparcie merytoryczne. To doskonałe rozwiązanie dla tych, którzy mają już wizję swojego biznesu, ale z różnych powodów nie mogą na razie inwestować we własne biuro. W akademickich inkubatorach przedsiębiorczości powstaje wiele, bardzo ciekawych i innowacyjnych firm.

Nowoczesne zarządzanie

Holokracja to pojęcie, którego znaczenie pewnie nie wszystkim się spodoba. Jednocześnie jest to jeden z najbardziej nowatorskich sposobów prowadzenia organizacji. Firmy, które wdrożyły tę strategię pracują bez kadry zarządzającej i bez jednoznacznie zdefiniowanych stanowisk. Zamiast tego, przedsiębiorstwo skupia się raczej na rolach poszczególnych osób i zadaniach jakie stoją przed konkretnymi zespołami. Czy takie rozwiązanie ma sens? Prawdopodobnie nie we wszystkich branżach, ale wśród tych firm, które opierają swoją filozofię o zasady holokracji jest kilka dosyć znanych przedsiębiorstw. Prawdopodobnie najsłynniejszym jest Valve Corporation – producent gier komputerowych, odpowiedzialny za kultową produkcję Half-Life i sklep z grami Steam. Nie ma tam szefów, a pracownicy sami decydują nad czym chcą pracować. Firma korzysta nawet z mobilnych biurek, by umożliwić zatrudnionym osobom swobodne przemieszczanie się pomiędzy zespołami w których pracują. Podobny styl zarządzania został w różnych odmianach zaadaptowany przez kilka innych firm, głównie w Stanach Zjednoczonych.

Trendy dotyczące organizacji pracy nie dotyczą jednak tylko samego środowiska biurowego. To w końcu także szeroka oferta usług, głównie elektronicznych, które pozwalają na łatwiejsze prowadzenie firmy. Na rynku istnieje kilka, dosyć rozbudowanych systemów zarządzania firmą. Oferują one oprogramowanie, które umożliwia kompleksowe zarządzanie najważniejszymi aspektami firmy: dokumentacją, bazą klientów, analizą sprzedaży, rekrutacją pracowników, księgowością, finansami i wieloma innymi elementami firmowej układanki. Świetnym uzupełnieniem takich rozwiązań jest wykorzystywanie urządzeń i aplikacji mobilnych. Dzięki nim pracownicy mogą mieć stały dostęp do zasobów przedsiębiorstwa i informacji, których potrzebują.

Zmiany – tak, rewolucja - nie

Prawdopodobnie wiele z wymienionych wyżej zjawisk, w części lub całości przeniknie do obowiązujących w przyszłości standardów. Na pewno nie wszystkie będą popularne lub skuteczne, ale już teraz możemy zaobserwować, że zmiany są konieczne. Potrzebują ich nie tylko pracownicy, ale i właściciele biznesów, by móc łatwiej i skuteczniej spełniać swoje wizje.

Przyszłość miejsca pracy/biura - jak wyglądać będzie praca w biurze przyszłości, jakie ciekawe trendy można zaobserwować już teraz (hot desking - nieprzydzielone miejsca pracy, biurka do pracy na stojąco itd.) praca z domu, inkubatory. Nawiązać do tego, że teraz wszystko można zrobić on-line, dlatego zmieniają się też sposoby prowadzenia firm. Online można nawet prowadzić finanse firmy, bankować online.

Źródlo zdjęcia: fotolia.com