Z biurem rachunkowym czy bez? Dylemat przedsiębiorcy

[#1]

Korzystanie z usług księgowej ma wiele zalet, a kosztuje tylko 100 zł miesięcznie – taki przekaz często pojawia się w mediach, w rozmowach przedsiębiorców i osób dopiero zakładających firmy. Czy to prawda? Sprawa nie jest jednoznaczna i wcale nie tak tania.

Po co księgowa, skoro każdy potrafi wystawić fakturę, a jeśli nie, to pomoże mu bezpłatny program komputerowy? Każdy też potrafi od przychodów odjąć koszty i wyliczyć należny podatek. Czy warto zatem brać na siebie dodatkowe zobowiązania często nie mając pewności, ile uda się zarobić?

Działasz sam, ale nie samotnie

Prowadząc mało skomplikowaną działalność dla jednego czy dwóch stałych klientów, nie mając kosztów, rzeczywiście możesz sobie poradzić sam. Jak opisać fakturę i jaką stawkę VAT zastosować podpowie ci kontrahent. Do tego istnieje skarbnica wiedzy w postaci wyszukiwarki Google. Znajdziesz odpowiedzi na niemal każde pytanie dręczące przedsiębiorców. Oczywiście wymagana jest ostrożność – zwróć uwagę, gdzie porada jest opublikowana. Czy to anonimowy wpis na forum, czy za autorem stoi autorytet urzędu, wiarygodnej firmy, kancelarii prawnej bądź podatkowej. Koniecznie trzeba zwróć uwagę na datę publikacji - przepisy nie są stabilne i korzystając z tekstu napisanego kilkanaście miesięcy temu, możesz postąpić niewłaściwie.

Jeśli nie znalazłeś satysfakcjonującego wyjaśnienia, wejdź na rządową stronę Krajowej Informacji Podatkowej www.kip.gov.pl. Można tam też telefonować od poniedziałku do piątku w godzinach od 7 do 18. Przetestowaliśmy, rzeczywiście działa, można się dodzwonić i uzyskać stosowną wiedzę. Numer dla telefonów stacjonarnych: 801-055-055, a dla komórkowych: 223-300-330. Z zagranicy można się połączyć pod numerem: +48 223-300-330.

Pamiętaj jednak, że jeśli popełnisz błąd, to ty za niego odpowiadasz. Nie ma znaczenia, czy korzystałeś z własnej wiedzy czy przeczytałeś wykładnię znanego eksperta z renomowanej kancelarii lub tak cię poinstruowano w Krajowej Informacji Podatkowej. Odpowiada podatnik i sam płaci za błędy. Chyba że działał w oparciu o oficjalną interpretację podatkową, o którą bezpośrednio zwrócił się do urzędu.

Specjaliści bywają pomocni

Biuro rachunkowe znacznie bardziej przydaje się osobom, które prowadzą rozbudowaną działalność generującą różnego rodzaju koszty. Cenne jest nie tylko samo rozliczanie faktur, ale też doradztwo. Najlepiej zacząć korzystać z usług przed zarejestrowaniem firmy. Dobra księgowa po wysłuchaniu twoich biznesowych planów doradzi, jaki sposób opodatkowania wybrać, rozliczenia kwartalne czy miesięczne, zostać płatnikiem VAT czy nie, a nawet, jeśli jesteś początkującym, co zrobić, abyś obniżony ZUS mógł płacić przez 25 a nie 24 miesiące. Możesz – nawet powinieneś – liczyć na spersonalizowane porady.

Biuro rachunkowe jest współodpowiedzialne za zgodność naszych rozliczeń z prawem. Zatem najczęściej jego pracownicy w podejściu do przepisów są bardziej święci od papieża - nie chcą ryzykować. To dobrze, dzięki temu zyskujesz poczucie bezpieczeństwa i zawsze jest ktoś, kto uchroni Cię przed pokusą, aby „ponaciągać” przepisy, wliczyć w koszty wydatek, który niekoniecznie może zyskać akceptację kontrolera skarbowego. Kwestia tego, co jest kosztem, często nie jest jednoznaczna. Np. strój roboczy tynkarz może wliczyć w koszty oprócz kielni i szpachelki. Ale już agent ubezpieczeniowy, który chce swoim wyglądem wzbudzać zaufanie klientów, zakupu eleganckiego garnituru nie może odliczyć. Laptop oczywiście tak. A czy kawę i herbatę, które kupuje, aby częstować klientów? Po to właśnie jest biuro rachunkowe.

Co ważne, jeśli kogoś zatrudniasz, pilnuje – oczywiście za dodatkową opłatą – wszystkich spraw personalnych. Nawet, gdy komuś tylko coś podzlecasz na umowę zlecenie lub dzieło dopilnują, aby wszystko było w porządku i aby do końca lutego twoi współpracownicy otrzymali PIT-y 11. Na pewno to wygodne, choć dodatkowo płatne.

Każda złotówka się liczy, ale nie każde konto firmowe to wie... Sprawdź.

Zanim podpiszesz umowę z biurem rachunkowym, przeczytaj ją dokładnie i zapoznaj się z cennikiem. Na jego podstawie będziesz w stanie oszacować miesięczne koszty, które mogą przekroczyć 100 zł zapisane w umowie. Kwota na fakturze wynika najczęściej z liczby zaksięgowanych faktur. Biura w swoich cennikach stosują widełki – np. do 5 faktur miesięcznie 100 zł, od 6 do 10 140 zł itd. Robiąc zakupy na firmę, wystawiając faktury, nie jest trudno uzbierać kilkanaście faktur miesięcznie. Do tego np. 30 zł za rozliczenie umowy-zlecenie i w efekcie nawet prowadzący skromną działalność płaci miesięcznie 200 lub 300 zł. Warto o tym pamiętać.

Taki sposób rozliczeń ma sens – dostarczasz księgowej dużo pracy, więcej jej płacisz. Masz martwy sezon, płacisz minimalną stawkę.

Jesteś w tym świecie nowy? Zatrudnij księgową

Podsumowując: jeśli nie jesteś pewien, czy korzystać z usług biura rachunkowego czy nie – skorzystaj. Przede wszystkim w sytuacji, gdy zakładasz pierwszą swoją działalność, a nigdy wcześniej aktywnie nie uczestniczyłeś w prowadzeniu firmy. Biuro pomoże ci w dokonaniu istotnych wyborów na początku drogi oraz poprowadzi twoje pierwsze rachunki.

Prowadzenie firmy nie jest aż tak skomplikowane, ale trzeba mieć świadomość, że czym innym jest czytanie poradników, a czym innym zastosowanie wiedzy w praktyce. Jeśli po paru miesiącach uznasz, że świetnie sobie sam poradzisz, wówczas wypowiesz umowę. Wykorzystaj specjalistów do tego, aby wprowadzili cię w świat firmowych rozliczeń – później możesz się z nimi rozstać... Albo i nie, zostań klientem na stałe – więcej czasu poświęcisz swojej firmie, mniej „papierologii”.

Najważniejsze informacje:

• Prowadząc prostą działalność dla jednego czy dwóch stałych klientów, nie mając kosztów,  możesz sobie poradzić sam;
• Skarbnicą wiedzy jest wyszukiwarka Google. Bądź ostrożny – zwróć uwagę, gdzie porada jest opublikowana, czy to anonimowy wpis na forum, czy za autorem stoi autorytet urzędu, kancelarii prawnej bądź podatkowej. Zwróć uwagę na datę publikacji;
• Pomocy szukaj też na rządowej stronie Krajowej Informacji Podatkowej www.kip.gov.pl;
• Pamiętaj, że jeśli popełnisz błąd, ty za niego odpowiadasz. Nie ma znaczenia, czy korzystałeś z własnej wiedzy czy przeczytałeś wykładnię znanego eksperta z renomowanej kancelarii;
• Biuro rachunkowe przydaje się osobom, które prowadzą rozbudowaną działalność generującą różnego rodzaju koszty;
• Zanim podpiszesz umowę z biurem rachunkowym, przeczytaj ją dokładnie i zapoznaj się z cennikiem. Kwota na fakturze wynika najczęściej z liczby zaksięgowanych faktur.

Źródlo zdjęcia: fotolia.com