Biznes bez biura – firma w domu, a może coworking?

[#1]

Klasyczne myślenie o biznesie każe nam utożsamiać firmę z jej fizyczną lokalizacją. Gdy myślimy o salonie fryzjerskim, szkole językowej czy warzywniaku, od razu mamy skojarzenia z konkretnymi miejscami. Jeśli jednak działasz głównie w internecie, typowe biuro być może w ogóle nie będzie ci potrzebne.

Każdy, kto zakłada firmę, musi podjąć decyzję dotyczą tego, w jaki sposób oraz w jakich warunkach będzie pracował. Tego tematu po prostu nie da się uniknąć. Odpowiedź na pytanie dotyczące najwłaściwszego miejsca pracy będzie jednak zależała nie tylko od własnego „widzimisię”, ale także od możliwości i warunków.

Czy potrzebujesz biura?

Wiadomo, że nie da się prowadzić z domu lokalnego warzywniaka czy stacjonarnej szkoły językowej, ponieważ taka działalność wymagać będzie odpowiedniej powierzchni oraz miejsca do przyjmowania dużej liczby klientów. A więc pierwsze pytanie, na które musisz sobie odpowiedzieć, dotyczy tego, jakiej określonej przestrzeni wymaga Twoja działalność np. magazynowej czy usługowej i przyjmującej klientów – gabinet weterynaryjny czy punkt xero na pewno nie obędzie się bez fizycznej lokalizacji.

Jest też jednak – mniej oczywiste – pytanie. W jaki sposób będziesz pracować? Czy w początkowym okresie zamierzasz prowadzić działalność gospodarczą całkowicie samodzielnie, bez zatrudniania pracowników, czy jednak potrzebujesz pomocników? A jeśli planujesz zatrudniać pracowników lub współpracować z innymi osobami, to czy realizacja zamówień będzie wymagała waszej wspólnej obecności w jednym miejscu, czy może większość spraw da się ustalić i zrealizować zdalnie?

Odpowiedź nie zawsze będzie prosta W przypadku usług realizowanych zdalnie, fizyczna lokalizacja często nie jest niezbędna. Do tego typu mogą dziś należeć zarówno firmy szkoleniowe (gdy realizują kursy on-line), agencje reklamowe i marketingowe, a nawet niektóre sklepy internetowe korzystające z usługi dropshippingu (towar jest wtedy wysyłany bezpośrednio z hurtowni do klienta, z pominięciem sklepu).

Jednak to, że biuro nie jest niezbędne, nie oznacza, że nie może się przydać. Praca kilku osób w jednym miejscu może ułatwić komunikację. Gdy wszyscy znajdują się jednocześnie w jednym lokalu, łatwiej przedyskutować problemy, przeprowadzić burzę mózgów, wdrożyć nowe osoby w ich obowiązki, czy choćby nadzorować zaangażowanie i efektywność poszczególnych pracowników. Poza tym mamy wtedy wygodne miejsce do przyjmowania klientów. O ile klienci faktycznie zamierzają odwiedzać naszą firmę…

No właśnie – tu przykład z mojego doświadczenia. Prowadzę małą agencję marketingową, która swoje siły opiera na współpracownikach zdalnych. W praktyce poszczególne zadania wykonują osoby, które nie muszą się ze sobą spotykać. Mimo to, na pewnym etapie rozwoju firmy uznałem, że własne biuro będzie magnesem dla klientów – zarzucę coworking z salami spotkań wynajmowanymi na godziny, a zamiast tego będę przyjmował gości w biurze.

Plan wydawał się dobry, a jednak zrezygnowałem z niego po niespełna roku. Stacjonarne biuro służyło mi oraz stażystce, pozostali współpracownicy nadal pracowali zdalnie, a klientów, którzy odwiedzili firmę, mogłem policzyć na palcach jednej ręki. Menedżerowie z firm zlecających usługi w mojej agencji, zdecydowanie woleli zapraszać mnie do siebie niż fatygować się do biura jednego z wykonawców.

Obecna sytuacja jeszcze mniej sprzyja spotkaniom „w realu”. W czasach pandemii już nie tylko pracownicy działają zdalnie, ale również spotkania z klientami odbywają się za pomocą aplikacji Zoom, Skype lub innych. Czy więc na pewno potrzebujesz biura? A może lepszy byłby coworking?

Coworking – więcej niż open space

W tym dziwnym okresie, w którym obecnie się znajdujemy, praca we wspólnej przestrzeni może wydawać się szczególnie ryzykowna. Dosłownie pojmowany coworking oznacza wynajmowanie biurek, zazwyczaj w pomieszczeniu typu open space.

Biurko możemy wynająć zarówno na wszystkie dni robocze w miesiącu, na jeden lub kilka dni w tygodniu, a nawet korzystać z niego po kilka godzin w wybrane dni. Coworking jest dobrym rozwiązaniem szczególnie dla tych osób, które mają problem z koncentracją, gdy nikogo nie ma obok, a także dla tych, którym doskwiera samotność wynikająca z tego typu trybu pracy. Spotykanie innych, podobnie pracujących przedsiębiorców, niewątpliwie ułatwia nawiązywanie nowych kontaktów biznesowych i towarzyskich, umożliwia wymienianie się pomysłami i wspólne rozpoczynanie ciekawych projektów.

Jednak centra coworkingowe dają dużo więcej możliwości. Mogą zainteresować nawet tych, którzy ze względu na ryzyko zdrowotne obawiają się wspólnego przebywania wśród obcych i wciąż zmieniających się ludzi. Niektóre przestrzenie tego typu oferują wydzielone biura – są to najczęściej niewielkie, przeszklone pokoje do pracy, przeznaczone dla jednej lub maksymalnie kilku osób (z jednej firmy).

Poza tym w centrum coworkingowym możemy także korzystać z sal spotkań, za które płacimy tylko wtedy, gdy faktycznie spotykamy się z klientami. W związku z tym, jeśli w ciągu miesiąca będziemy mieli dwa godzinne spotkania z klientami, zapłacimy „czynsz” za dwie godziny, a nie za cały miesiąc.

Kolejne udogodnienie to możliwość zarejestrowania firmy pod tzw. wirtualnym adresem. Dzięki temu unikniemy podawania w publicznych rejestrach, mailingach, czy innych miejscach adresu domowego, a zamiast tego będziemy się posługiwali lokalizacją biura. Nie da się też ukryć, że centrum coworkingowe zlokalizowane w biznesowej dzielnicy dużego miasta zapewni naszej firmie większy prestiż niż adres wskazujący blok na osiedlu mieszkaniowym.

Są jednak i takie sytuacje, w których biuro w domu także nie będzie złym pomysłem.

Domowe biuro nie dla każdego

Ogromną zaletą prowadzenia firmy z domu są oczywiście koszty. Nawet w słabszych miesiącach nie musisz martwić się o to, skąd weźmiesz pieniądze na opłacenie biura. W dodatku firma w miejscu zamieszkania automatycznie likwiduje problemy z czasochłonnymi dojazdami oraz koszty paliwa lub biletów komunikacji miejskiej. Po prostu wstajesz rano i już jesteś w pracy.

Nie każdy jednak dostrzeże w tym same plusy. Prowadzenie firmy w domu wymaga większej samodyscypliny i odporności na rozmaite rozpraszacze (takich jak blogi czy media społecznościowe). Poza tym wiele osób nie radzi sobie dobrze z pracą w samotności. Jeśli pozostali domownicy spędzają czas w biurze czy szkole, albo jeśli mieszkasz sam/a, wtedy codzienna rutyna bez kontaktów „na żywo” z innymi osobami może wprawiać cię w przygnębienie. Warto wtedy szczególnie zadbać o spotkania z innymi „po pracy”, tak aby własny biznes nie oznaczał społecznej izolacji.

Jeśli jednak praca w domu nie wpływa negatywnie na Twoje relacje towarzyskie i nie masz tendencji do nieustannego odkładania spraw na później – prowadzenie firmy w domu może okazać się całkiem dobrym rozwiązaniem.

Tylko pamiętaj, że domowe biuro również wymaga odpowiednich warunków. Zorganizuj sobie wygodne miejsce do pracy, ze sprawnym komputerem, szybkim internetem i koniecznie z wygodnym krzesłem. Wprowadź też zasadę (i przestrzegaj jej!), że wtedy, gdy pracujesz, nikt z domowników nie może Ci przeszkadzać.

Poza tym – szczególnie wtedy, gdy miejsce zamieszkania stanowi jednocześnie centrum dowodzenia biznesem – warto ze szczególnym zaangażowaniem oddzielać czas pracy od czasu prywatnego. Bo gdy zarówno czas, jak i miejsce pracy połączą się w jedno, wtedy łatwo się zatracić i doprowadzić do sytuacji, w której staniemy się całodobowymi niewolnikami naszego biznesu. A chyba nie o to chodzi.

Co wybrać – biuro, coworking czy dom?

Podsumowując – jeśli masz wybór, a więc rodzaj prowadzonej działalności nie wymusza na tobie posiadania lokalu, weź pod uwagę następujące kwestie:

Jeśli nikogo nie zatrudniasz lub możesz poprzestać na współpracy zdalnej, a z klientami spotykasz się albo w ich biurach, albo wirtualnie – praca w domu może spełnić Twoje oczekiwania. Weź jednak poważnie pod uwagę również to, czy masz w domu odpowiednie warunki do pracy i czy Twoje indywidualne predyspozycje nie będą stanowiły przeszkody, by prowadzić biznes w taki sposób.

Jeśli wiesz, że do satysfakcjonującej pracy potrzebujesz innych ludzi wokół siebie, ale nie zamierzasz na razie budować dużego zespołu, świetnym pomysłem może być coworking. Plusem będzie też dobry kompromis pomiędzy kosztami, a dostępem do powierzchni biurowej. Poszukaj takiego centrum coworkingowego, w którym możesz wynająć salę spotkań na godziny oraz – jeśli tego potrzebujesz – gdzie możesz zarejestrować firmę. Pamiętaj, że w takim miejscu nie musisz pracować non stop, możesz więc elastycznie łączyć coworking oraz pracę w domu.

Gdy jednak od początku wiesz, że chcesz dynamicznie zwiększać zespół pracowników lub zależy Ci na tym, aby mieć własne i nieograniczone czasowo miejsce do spotkań z klientami, wtedy nie obędziesz się bez własnego biura. Stałe miejsce prowadzenia biznesu ułatwi oddzielenie spraw domowych od firmowych, a dodatkowo będzie potwierdzeniem, że do budowania firmy podchodzisz w sposób strategiczny.

Jeśli więc już wiesz, czego potrzebujesz, teraz wystarczy już tylko potwierdzić swoją decyzję i przejść od planów do czynów. Powodzenia!