5 patentów, dzięki którym prowadzenie firmy będzie łatwiejsze

[#1]

Polski przedsiębiorca nie ma lekko. Wysokie składki ZUS, zatory płatnicze, skomplikowany system podatkowy i nieustanne zmiany w przepisach (w 2016 roku w regulacjach podatkowych były 53 zmiany, rok wcześniej 65) – to wszystko czynniki, które sprawiają, że prowadzenie firmy w naszym kraju wciąż jest trudne.

Na zmiany w prawie i formalne wymogi prowadzenia działalności wpływu nie mamy, ale na to, jak ją prowadzimy – już tak. Dlatego dobrze jest upraszczać wszystkie procesy w firmie, które można uprościć. Przedstawiamy 5 sposobów, dzięki którym prowadzenie firmy będzie łatwiejsze.

1. Automatyzacja

Automatyzować można wiele zadań. Co miesiąc wypłacasz pracownikom pensje w tej samej wysokości i tego samego dnia? Ustaw zlecenie stałe na koncie bankowym. Masz sklep internetowy i wystawiasz faktury klientom? Zintegruj oprogramowanie sklepu i program do faktur tak, by po każdym zamówieniu faktura wysyłała się automatycznie. Dostajesz wiele podobnych zapytań od klientów na Facebooku? Skorzystaj z możliwości, jakie dają boty, które mogą wysyłać automatyczne odpowiedzi na niektóre pytania.

Automatyzuj, co tylko się da, szczególnie, jeśli są w Twojej działalności procesy, które się powtarzają, a których wykonanie za każdym razem pochłania sporo czasu.

2. Połączenie konta bankowego z programem do faktur

Po co mieć osobne oprogramowanie do wystawiania faktur, jeśli można skorzystać z rozwiązań, jakie proponuje bank? Dla przykładu: zakładając darmowe Konto Direct dla Firm w ING, otrzymujemy dostęp do platformy księgowej. To narzędzie, dzięki któremu nie tylko można wystawiać faktury, ale też gromadzić faktury kosztowe, nawet te, których jeszcze nie opłaciliśmy. Żeby dodać otrzymaną fakturę do systemu, wystarczy zrobić jej zdjęcie aplikacją mobilną. System sam przypomni nam o upływającym terminie płatności.

A gdy przyjdzie koniec miesiąca i faktury trzeba będzie wysłać do księgowej, wystarczy kilka kliknięć i jeden mail. Faktury trafią do księgowej opisane, w jednym, czytelnym pliku. No i wyszukanie jakiejś starszej faktury w ING Księgowość jest znacznie łatwiejsze i szybsze niż szukanie jej w segregatorach.

Masz firmę? Masz wystarczająco dużo na głowie

3. Subkonto na podatki

Zanim w życie wejdzie projekt ustawy o split payment (czyli mechanizmie podzielonych płatności, w którym nabywca towarów lub usług osobno płaci wartość netto, na konto sprzedawcy, a osobno podatek VAT, na inne, specjalne konto), warto zastanowić się nad dzieleniem każdej otrzymanej kwoty we własnym zakresie.

Jak to zrobić? Wystarczy założyć osobne subkonto w ramach swojego konta firmowego. Następnie z każdej otrzymanej należności odprowadzać na to subkonto kwotę, którą będzie trzeba zapłacić do urzędu skarbowego w związku z tą fakturą (czyli VAT + podatek dochodowy).

To rozwiązanie wygląda na utrudnienie, a nie ułatwienie prowadzenia działalności. Ale początkującym przedsiębiorcom może pomóc w zarządzaniu firmowymi finansami i zabezpieczeniu kwot na podatki, które płaci się nawet kilkadziesiąt dni po zakończonej transakcji.

4. Delegowanie zadań zewnętrznym firmom

Badanie Work Service, przeprowadzone wśród pracodawców w lipcu 2017 roku wykazało, że ponad połowa badanych firm w ostatnim czasie miała problemy z pozyskiwaniem pracowników. Z powodu braków kadrowych firmy rezygnują z zawierania nowych kontraktów (32,6 proc.).

Sporym ułatwieniem może być zlecanie zadań nie pracownikom, ale zewnętrznym firmom, czyli outsourcing. Większość firm zleca na zewnątrz usługi księgowe, ale nie każdy wie, że na tej samej zasadzie można delegować usługi asystenckie (wirtualny asystent załatwi większość spraw, które załatwia pracująca w biurze asystentka), usługi logistyczne dla e-commerce, marketing i reklamę w mediach społecznościowych czy marketing w wyszukiwarkach, obsługę IT, obsługę klienta, kadry i płace, ochronę, obsługę prawną.

Plusem takiego rozwiązania jest nie tylko to, że nie trzeba zajmować się wszystkimi zadaniami osobiście (co często zdarza się w małych firmach), ale również fakt, że wynajmując zewnętrzną firmę, wynajmujemy również kompetencje, których w swojej firmie być może nie mamy.

5. Gotowe rozwiązania

Sporym ułatwieniem w prowadzeniu firmy jest korzystanie z gotowych rozwiązań w różnych aspektach działalności. Te gotowe rozwiązania to rozmaite wzory, szablony, systemy, aplikacje, oprogramowanie.

Przykłady? Proszę bardzo. Zamiast zlecać prawnikowi tworzenie umowy o pracę czy umowy o dzieło, regulaminu konkursu czy formularza reklamacji, można skorzystać z serwisu, w którym do pobrania są wzory umów i formularzy. Zamiast tworzyć od zera stronę www czy sklep internetowy, można dostosować gotowe szablony i skorzystać z oprogramowania do tworzenia stron lub sklepów. Zamiast zlecać wykonanie systemu rezerwacyjnego dla salonu kosmetycznego czy hotelu, można zaimplementować gotowy system, który już działa gdzie indziej. Zamiast tworzyć program lojalnościowy dla klientów i drukować karty do zbierania pieczątek (np. w kawiarni) można skorzystać z aplikacji na komórki, która pozwala zbierać wirtualne pieczątki.

Tego typu przykłady można mnożyć w nieskończoność i niezależnie od tego, w jakiej branży działa nasza firma, z pewnością da się znaleźć gotowe rozwiązania, które ułatwią prowadzenie działalności.

Wystawiaj i opłacaj faktury za 0 zł